議事録作成のコツ

〈目次〉 議事録作成のポイント 議事録を展開する時の確認事項 関連資料 1. 議事録作成のポイント 会議を円滑に進め、次のアクションに向けて生産性を高めるには、 分かりやすい議事録の作成が必要です。 記載時のポイントと、要約ができているかどうかを意識しましょう。 記載時のポイント 主語を明確にすること 指示代名詞(これ、あれ、それ等)は使用せず、〇〇システムなど、固有名詞を使うこと 口語体は、文語体に修正をすること 口語体の例：〇〇を検討しましょう 文語体の例：〇〇の検討を実施 略語は、正式名称へ修正すること 例：略語 MGR/LDR → 正式名称 マネージャー/リーダー 要約のポイント 結論が分かるように、要約すること 誰が・誰に・いつまでに・何を・どうするのかを記載する 決議事項、宿題を明確にする Point 会議中にメモを取る ミーティングでの決議したいことを予め把握しておくと、内容をある程度想定でき議事録も取りやすくなります。 最初は、すべてメモを取るのは難しいので、内容を理解しながらキーワードを残すことを意識しましょう。 議事録フォーマットの例 議事録は以下の型を参考に作成ください。 件名 〇〇案件の△△に向けたお打ち合わせ 日時 20yy年 mm月 dd日 場所 〇〇オフィス 出席者 〇〇社〇〇様 〇〇 〇〇 目的・ゴール 何のための会議かを記載 この会議のゴールを記載 アジェンダ １ スケジュール・進捗の確認 ２ 課題の再確認 ３ 〇〇に向けたディスカッション ※以下は、ミーティング終了後に記入する サマリ 何を話したのか、第三者が見ても理解できるよう簡潔に記載する 決定事項 決まったことを箇条書きで記入 持ち帰り事項 宿題及びご依頼事項を含め、誰がいつまでにやるのかを記載する 2. 議事録を展開する時の確認事項 議事録の展開先について、事前に確認をしておきましょう。 ミーティング参加者内のみに展開する場合備忘録の役目が強く、要約/ToDoがしっかり書かれているとよいです。 ミーティング参加者を含む多くの関係者に展開する場合 要約/ToDoが書かれているだけでなく、結論に至った経緯も重要です。 例えば管理者 ミーティングの内容をチーム全体へ展開する際は、結論だけでなく議論の経緯も重要です。大切なことは要約をしっかりと書くことですが、展開する方々の知りたい情報に合わせるようにしましょう。 3. 関連資料 ▶▶【🎥動画】ファシリテーション～苦手克服までの体験記 はこちら ▶▶【🎥動画】らくらく議事録フォーマット はこちら ▶▶【📅ファイル】議事録のダウンロード はこちら

チームで短期間で施策を進めるときの割振りのコツ

目次 短期間で成果を出すためのタスク割振りのポイント 関連資料 1. 短期間で成果を出すためのタスク割振りのポイント 顧客から短期間で成果を出さないといった急な依頼を受けたり、 他の重要施策を優先していて、残り期間が短くなってしまい、短期間で高い成果を出さなければならないようなシーンは、特に期の変わり目などに、発生しやすいです。 このような状況で、チームで効率よく進める際に、タスクの割振りで気を付けるべきことを紹介します。 Point 得意なことを割り振りすることと、工数を捻出すること 割振りは工数の平等性より、適性を重視する チームに対して平等に割り振るために、必要工数を参考にしてバランスを取ろうとすると必ず失敗します。人には得手不得手があります。 得意な分野はすぐに動くことができますが、苦手な分野は時間がかかります。短期間で成果を出さないといけない場合は、得意な分野を割り振るようにすると、工数も想定よりもかからず、より効果が出やすくなります。苦手な分野だからこそ、やりたいということもありますが、短期間では育成をするという余裕もありません。得意な人へ必ず割り振りましょう。 必要工数を捻出する 割り振りを行った後は、工数を捻出するために、何かをやめないといけません。優先度が低いことや、他の人に引き渡せるものがないか、チーム内ですり合わせることが大切です。それでも上乗せでやらねばならないときは、一時的に業務負荷が高まります。一定の残業を見込んで活動を出来る様に、割り振ったチームメンバーと一定の業務負荷について、合意形成を取る様にしましょう。 WBSを、100％じゃなくてよいから作る わかる範囲で構いませんので、必要なことを書き出しましょう。 カテゴリでいえば大中カテゴリーで構いません。割振りは、この中カテゴリに対して割り振るようにしましょう。 細かな裁量も含めて割振りをした人へ任せることが大切です。 進捗状況を共有する場を、普段より細かく設定する WBSもあえて不完全なまま進めているため、細かい軌道修正は必ず発生します。更に、無理やり工数を捻出しているため、本来の業務への影響も発生しやすい状況が続きます。このようケースでは、特に作業時間を捻出したくなりますが、 細かく状況を伝え合わなければ、何も修正ができませんので、15分/1日でもいいので、必ず場を作ってください。どうすればよいか分からない場合も多く出てきます。 そのためになるべく関係者が参加できる時間に設定しておくことで、双方にアドバイスを伝え合うことができるようになります。 2. 関連資料 ▶▶【📅資料】業務一覧WBS.xlsx はこちら

体制図と役割表の整備で業務の見える化を促進

目次 体制図と役割表の目的 役割表の設計と冗長化 体制図の活用と共有 関連資料 1. 体制図と役割表の目的 業務一覧やWBSを基に、体制全体の体制図や、担当ごとの役割内容を明確にした役割表を整備していきます。 体制図や役割表はチーム間の相互扶助の関係性を築くための基礎情報となり、チーム内の誰が何を担当しているかを把握しやすくする事を目的として作成していきます。 2. 役割表の設計と冗長化 チーム内で誰がどんな役割を担っているか、という全体の体制を明らかにして共有します。チーム内での担当や責任範囲がどのように設計されているかを把握することで、チームメンバーが見通しよく動けるとともに、何かあった際に誰が担当すべきかを見落とすリスクを減らすことができます。そしてこれは、互いが協力しあえる環境づくりにおいて大切です。 また、体制づくりにおいては、業務の冗長化を行うことが有用です。 具体的には、一つ一つの業務に対して「メイン担当とサブ担当」を設け、その業務に対して最低限２人が知っている状態をつくる、ということです。 このことで、何かあった際にもサブ担当がフォローすることができ、また、一人で閉じた世界にならず互いに知恵を出し合うことで、業務をより良くすることにもつながります。 役割表を作成するときは、業務一覧やWBSを基にして、担当や役割を割り振ります。 3. 体制図の活用と共有 体制図は、チーム間の相互扶助の関係性を築くための基礎情報となります。つまりはチーム内の誰が何を担当しているかを把握しやすくすることが目的です。また役割表に「メイン担当」「サブ担当」の表記を設けることにより、休暇取得時に誰がバックアップするのかが予め明確になり、「メイン担当」しかいないことが分かれば、リスク回避のためサブ担当を育成する必要性が明らかとなり、育成期間中の協力が得やすくなります。 最後に、作成した体制図と役割表は必ずチームメンバー全員に共有しましょう。 これによって少なくとも隣のメンバーが何の業務をしているか分からない、ということは無くなります。 互いの仕事の状態を見える化することは協力体制をつくる上で大切なことです。 体制図と役割表は管理者が管理するものではなく、チームメンバー全員で共有するものであると認識しておくと良いでしょう。 またこれらをメンバーに共有する際、体制の意図や役割配置の理由、背景等も併せて伝えることで、 各々の役割の納得感が上がることでチームメンバーそれぞれのモチベーション向上や、 意図や背景を理解していることによってより適切な相互協力に繋がります。 意図、背景の共有、これらを必ずセットで行った上で、 体制図、役割表はメンバーがいつでも確認できるようにしておきましょう。 4. 関連資料 ▶▶【📅ファイル】体制図 はこちら ▶▶【🎥解説動画】体制図フォーマット はこちら

日々の振り返りのコツ

目次 振り返りの重要性 YWTフレームワークの概要と活用方法 関連資料 1. 振り返りの重要性 振り返りは、ビジネスシーンだけでなく、普段の生活でもよく行われます。 例えば料理をするシチュエーションでは、想像していた味にならず、どこのプロセスがまずかったのか？と考えるシーンはよくあります。 何度かレシピ通りに作っていると、実は簡略化できる工程に気づくことがあります。 ビジネスシーンにおいても同じで、実際に計画に沿ってやってみると、想定以上に工数がかかってしまう、実は重要なプロセスが抜けていたなど、予定外のことがたくさん発生します。 このように実際に物事を進めていると、改善できそうなところに気づくことが多々出てきます。 つまり、より高い成果を生み出していくには、最初に決めた手順でなく、細かく修正をしながら進めることが大切です。 2. YWTフレームワークの概要と活用方法 効率的に振り返りをするには、やみくもに振り返りをするのではなく、フレームワークを活用しましょう。 ここでは、YWTを紹介します。 YWTは、やったこと(Y)→わかったこと(W)→次にやること(T)、と流れで振り返りを行えることが特徴です。 YWTフレームワーク Y：今日やったことは何か。実績。 W：わかったことは何か。気づき。 T：次にやることは何か。改善点。 しかし、いざやってみると難しいため、それぞれのコツをお伝えします。 ▼Y(やったこと) 上手くいかない事例としては、Yの粒度が荒いケースです。 例えば、今日は提案資料の作成を行ったとします。これを書き起こすと、 △ 提案資料の作成 できた/できていない。順調/遅延。など 〇 提案資料の作成 50％/順調 └ストーリーを作る 完了 └目次を作る 完了 └目次ごとのキーメッセージを作る 未着手 └必要なデータを収集する 未着手 粒度が荒いままだと、何ができたのか？できていないのかが？わかりづらく、次のWも振り返りがやりにくくなってしまいます。 具体的なタスクを洗い出すことで、実際の進捗具合が分かりやすくなります。 ▼W(わかったこと) Y(やったこと)に対して、「うまくいった」「うまくいかなかった」という振り返りだけで止まってしまうケースがあります。 そうではなく、そこから得た気づき、学び、ひらめきを、書き出すようにしましょう。 △ ストーリー作りは順調に進んでいる。しかし目次つくりは想定よりも時間がかかってしまった。 〇 目次つくりは想定よりも時間がかかってしまった。 参考になる資料がなくて、自分で考えていたが、アイデアがなかなか出てこなかった。 1人で進めるのではなくて、困ったときは、上司に相談すればよかった。 うまくいった、いかなかった、という状況から、もう1段要因を考えてみるとよいです。 もう1段振り返るときのポイントは、why(どうして？)よりも、what(要因)は何だろう？と考えてみて、 「こうするとうまくいく」、「これをやると失敗する」というところまで掘り下げることがポイントです。 次のT(明日につなげられる改善のアイデア)に繋がっていきます。 ▼T(次にやること) W(わかったこと)から、工夫することを書き出しましょう。 こちらも、具体的な内容が書かれないケースがあります。 △ 作業工程を見直す 〇 30分考えてもアイデアが出なかったら上司に相談をする。 このように、具体的に記載することで、次の日から何をすべきかが、ハッキリと見えてきます。 次の日の振り返りでは、このTで書いた上司に相談する、これが効果があったのかどうか、実際に相談しようとしたら、何が起きたのか、という振り返りを行っていきます。 このように、自ら考え、進めながら細かく修正を行うことが大切です。 3. 関連資料 ▶▶【📝記事】目標振り返り はこちら

ナレッジを整理するには？

目次 ナレッジの整理整頓 フォルダ構成の見直しをする ナレッジがシェアしやすい環境かどうか見直しをする 関連資料 1. ナレッジの整理整頓 業務を進めるために参考となる情報をナレッジといいます。 ナレッジ運用でよくある問題は、蓄積されていくナレッジが定期的に整理整頓されないことです。 蓄積されっぱなしでは、新しい情報と古い情報が混在し、利用者にとって使い勝手が悪く、混乱を招く要因になります。 そのため、定期的に整理整頓を行い、使いやすくするようにすることが大切です。 ナレッジを整理する際は、利用頻度が低い情報は削除またはアーカイブし、 逆に利用頻度が高いナレッジに関しては、よく利用するリンク集としてまとめるなどの工夫をして動線を整理しましょう。 ナレッジを使いやすく・検索性を向上させるためのアクション ①必要性の確認 既存ナレッジを一覧化し、ナレッジの内容と利用頻度を確認します。 利用頻度が低いものは、最新情報を残し、古い情報はアーカイブしましょう。 ②内容を精査・整理 内容を業務ごとに分類し、使い勝手が良いように格納先を整理します。 ③内容の拡充 利用頻度が高いものは、内容を拡充させます。普段からしているフローや手順書にも反映しましょう。 この一連の流れを定期的に行うことで、最新化され、検索性を向上させることができます。 2. フォルダ構成の見直しをする ナレッジの保存環境の見直しも、アクセスの利便性を上げるための重要な見直しの一つです。 どんなに良いナレッジも、必要な時に見つからなければ意味がありません。 以下の例では第1階層(大分類)を案件別として、第2階層(小分類)を工程ごとに区切りっています。 どの案件でも、同様な構成にすることで検索性を高めることができます。 3. ナレッジがシェアしやすい環境かどうか見直しをする ナレッジは、本来の意味や機能を失い、ただ蓄積しているだけの状態になってしまうことがあります。 こういったナレッジの形骸化については、環境面を定期的に見直すことでも防止できます。 活動を振り返りナレッジをシェアし続けるための環境面についても、定期的に見直しを行いましょう。 ナレッジをシェア・活用するには、「場」の創出が大事といわれています。 これまでの活動を振り返りどのような「場」でナレッジの共有が盛んだったかを考え、より有効な「場」が創れないか見直します。 「場」には具体的に以下のような例があります ① コミュニケーションコーナーの設置 (お菓子コーナー、ソファースペース、運動スペースなど) 業務時間や休憩時間での、何気ない人の出会いと知識の交流を生む「場」。 ② フリーアドレススペースの設置 「タコツボ化」を防ぎ、毎日異なる人との知識交流が生まれる「場」。 ③ 勉強会・事例発表会の実施 個人の知識やノウハウを、組織に還元する「場」。 ④ 社内SNS/グループチャット 個人の知識やノウハウを、インターネット(イントラネット)を使って共有するための「場」。 ⑤ 読書会/輪読会の実施 課題図書を決め、学びや意見を交換する「場」。 新たなナレッジのインプットのきっかけにもなり、個人と組織の成長を促す。 ⑥ 社内報を活用したナレッジ共有 最近では、たとえば従来の社員食堂をオシャレな空間にデザインしなおすことで、 社員が自発的に集まりやすくし、情報交換をしやすくしている企業も出てきています。 既存の空間や仕組みも、設計次第でナレッジ交流が行われる「場」に変えることは十分可能です。 4. 関連資料 ▶▶【🎥動画】学びをシェアする文化をいかにつくるか はこちら

受け手がすぐに動いてくれるメールのチェック項目

目次 メール作成前の基本チェック 本文構成と表現の工夫 依頼を受けるときや送信後の対応 関連資料 1. メール作成前の基本チェック メールは、全ての方が毎日利用する連絡手段です。 COROPSでは、セキュリティ観点でのチェック項目はありますが、このコンテンツでは受け手の時間効率を意識したチェック項目を紹介します。 Point 受け手にとって読みやすく、次の行動に移りやすいメールであるかどうか？ 文章を作成しているときは、自分が伝えたいことに集中するため、受け手側の視点が抜けがちになります。 作り終わって、即送信するのではなく、一度以下のポイントを参考にチェックをしてみてください。 2. 本文構成と表現の工夫 ▼件名 ①メールの内容を要約している件名になっているか × 「先日はありがとうございました。」、「〇〇の件で相談があります」など、 挨拶だけや、端的に書かれておらず、タイトルからメールの内容が推測できない。 ○ ●月度月次MTGの日程調整について / ■■施策推進の臨時体制案について ▼本文 【構成】 ②「1メール＝1用件」が守られているか × 「ある施策についての相談事項＋来月の休暇調整」。 2つ以上の用件が書かれている。 〇 用件ごとに分けてメールをするようにしましょう。 ③結論、要約、主要メッセージが冒頭に示せているか × 「まず1つ目は〇〇です。次に、、、最後に」 このように書かれると、受け手は最後まで読まないと全容を掴めません。 ○ 「■■施策推進の臨時体制案についての相談となります。確認事項は○点です。」 最初に用件が書かれていると読みやすくなります。 今回の例では、3点に対して返信すればよいとわかります。 【文章】 ④複数の要件がある場合は、箇条書きで分かりやすく記載されているか × 「明日の12時のMTGまでに、アンケートの集計をお願いいたします。 資料は5部印刷をしておいてください。会議室の予約もお願いいたします。」 依頼事項が文章になっていると、かなり読みづらいです。 ○ 「明日の12時のMTGまでに、以下3点をお願いいたします。 ▼お願い事項 1 アンケートの集計 2 資料の印刷(5部) 3 会議室の予約 」 このように箇条書きにすることで、相手側も理解しやすくなります。 ⑤「相手が行動しやすい」ように具体的な内容を書いているか × 「意見交換の準備をしておいてください。」 これだけの内容では、曖昧な表現で、受け手側は何をすればよいかが分かりません。 〇 「■■に対するあなたの評価(良い点、改善すべき点)を、 事前にそれぞれ1つずつお考えをまとめておいてください」 具体的な行動を記載することで、受け手にやってほしいことを正しく伝えることが出来ます。 × 「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。よろしくお願いいたします。」 意思を伝えることは大切です。 しかしこれだけの内容では、次は日程はいつにするか？と相手に考えさせることになり、 返信がしづらくなります。 〇 「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。 日程候補日 ●月●日(●) ●時 ■月■日(■) ■時 」 このように一歩踏み込み候補日を記載すると、 相手側にも「この人は議論をしたいんだな」ということが伝わります。 さらに、具体的な日程があることで、 「この日は空いている」「別日程がよい」など、相手側もレスポンスをしやすくなります。 × 「チラシの草案をお送りします。ご確認お願いいたします。 気になる点がありましたら、ご連絡お願いいたします。」 この草案に対して何を確認すればよいのか？相手に考えさせてしまうと、 それだけ時間をロスすることに繋がります。 〇 「チラシの草案をお送りします。以下の点をご確認いただき、修正点があればお知らせください。 確認事項 1 商品名 2 価格 3 カラー 」 具体的に見てほしい点を記載することで、相手も何をすればよいのかわかりやすくなります。 ⑥端的な文章になっているか。意味が分かる文章で書かれているか × 複数の文章を「・・で」、「ですが、」などで繋ぎ、1文章が長くなっている。 「OJT研修資料のレビューをしていただき、具体的な例えが少ないことが分かったので、 受け手の理解を深めるために具体的な事例を書いていこうと思ったのですが、 体験した経験がなく悩んでいます。」 〇 「OJT研修資料に記載したい具体的な事例を考えられず、悩んでいます。 先日、資料のレビューをしていただきました。結果、定義の解説が多く、 具体的な例えが少ないことが分かりました。 受け手の理解を深めるために、具体的な事例を加筆したいのですが、 自分が体験した経験がなく、困っています。」 ⑦具体的な期日を書いているか × いつまでにレスポンスが欲しいのか、具体的な日時を記載がないことが多いです。 〇 いつまでに、ということを明確に記載をしましょう。 一方で、明日中にやってほしいことなどを、突然メールで一方的に連絡しても、 相手も急すぎる依頼には動けません。 電話の一報を入れたり、チャットツールなどを使うなど、 メール以外のフォローをするようにして下さい。 ⑧定量的な表現を使えているか、同じ意味の固有名詞は1つに統一されているか × 「多い」「少ない」「少し」など曖昧な表現が使われる。 「MGR」「マネージャー」「マネジャー」、「ミーティング」「MT」「MTG」など。 ○ 定量的にわかりやすく表す、表記は統一させることで、文章全体が読みやすくなります。 ⑨誤字、脱字はないか × 「てにをは」の使い方の誤り、「部長様などの二重敬称」、間違えやすい苗字など ○ 敬称については、「様」で統一すると、誤って役職を誤る心配もなくなります。 苗字については、サイトウさん、タカヤマさんという表記は、 「齋藤、斎藤、齊藤、斉藤」、「高山、髙山」といくつかあります。 当たり前ですが、大変失礼に当たりますので、 間違えないように署名などから、コピペすることをおススメします。 この9つのポイントで、送信する前に、一度見直しをしてみてください。 3. 依頼を受けるときや送信後の対応 レスポンスのスピード(依頼を受けるとき)顧客、協力会社、同僚、上司などから同じように相談/依頼を受ける際は、レスポンスの時間を短くするようにし、特に顧客とのやり取りは、早めのレスポンスを意識してください。全て1時間以内に即レスする必要はありません。慌てて即レスすることで、間違った判断をしてしまうこともあります。最低でも同じ営業日の中でのレスポンスを心がけましょう。 リマインド(送信後の対応)大勢に依頼をしているようなケースでは、件名に【リマインド】等を付与して、分かりやすくする工夫を行います。少数に依頼しているようなケースでは、個別にリマインドを送った方が確実です。さらにこの場合は、いつまでに返信が欲しい、というわかりきったことを書くべきではありません。相手が行動に移しやすいように、具体的な内容を記載しましょう。・不明点、分からない点などがあれば遠慮なく連絡してほしい・メールでの返信が難しければ、別の方法でもよい(電話/チャットなど)このようにフォローをすることで、受け手側も次の行動に移しやすくなります。 4. 関連資料 ▶▶【🎥動画】依頼する時のコツ はこちら

有意義な1on1のコツ

目次 1on1の効果とポイント 1on1で気を付けるべき事例とその対策 関連資料 1. 1on1の効果とポイント 1on1とは、上司と部下が定期的に1対1で行う対話の場のことです。 毎週または隔週に1度、30分程度が目安となります。 1on1で期待できる効果 コミュニケーション活性化・信頼関係の構築 部下の成長支援・促進 問題の早期発見・解決 業務の課題やモチベーション低下などの兆候を早期把握 エンゲージメントの向上 1on1を実施する際のPoint 定期的な時間を確保すること 継続すること(常にあることが、部下への安心感や信頼感を与える) スタンスは部下のため（上司が指導や評価を行う場ではなく、部下の意見を傾聴し支援する場とする） 1on1は、上司が指導や評価を行う場ではなく、部下の意見を傾聴し支援する場にしましょう。 通常のミーティングや会議とは異なり、相手となる部下１人のためだけに確保された時間です。 そのため、部下側は多忙なことの多い上司へ普段相談したくても相談できなかったことや、 個人的に抱えている悩みを打ち明ける、自分が目指していることを聞いてもらう、知ってもらうなど様々なテーマで対話しましょう。 2. 1on1で気を付けるべき事例とその対策 1on1のミーティングでの好ましくない事例とその対策についてです。1on1は職場コミュニケーションのための意義ある手段である一方、本来の機能や役割を見失い、形だけ実施していることが散見されます。 ここでは、1on1の好ましくない事例と対策案を紹介します。 パターンその①：会話が少ない1on1 何を話したらいいのかお互い分からず、ただ時が流れるのを待つのみ。 しびれを切らした管理者が「なんか話すことない？」と無理やり話題を探る。 このようなことが何回か続いたときは、事前にテーマを決めて伝えて準備をしておきましょう。 テーマとなる書籍やインターネットの記事などを事前に共有するのもよいでしょう。 パターンその②：管理者リサイタルな1on1 管理者がメンバーに一方的に説教をし持論を述べる、いわばリサイタル状態の1on1。 これが常態化すると、メンバーには心理的安全性が生まれにくく、自己開示しにくくなってしまいます。 このように一方的な話に終始しているときは、相手の意見を引き出すための傾聴スキルや、 物事を前に進めるためのファシリテーションスキルが足りていません。 人によっては問いかけをされてから、意見がまとまるまでに時間がかかる人もいます。 1on1ミーティングの時間内だけで相手の意見を無理に引き出そうとせず、初回の1on1ではテーマの設定や問いかけのみを行い、 相手の意見や答えを求めるのは翌週にするなど、無理にその場で結論や成果を出そうとしない姿勢も必要です。 パターンその③：愚痴大会 ただ不平・不満を述べただけで終わってしまう、雑談や世間話だけで盛り上がる1on1。 たまには雑談だけの1on1も有意義ではあるものの、毎回雑談で終わってしまうのはあまり好ましくありません。 このようなことが何回か続く場合は、視点が固定化されて話を建設的に広げられていません。 一対一が基本であるものの、時にコミュニケーションを活性化するために、ファシリテーター役に加わってもらい、新たな視点を投げ込んでもらい、進行を支援してもらうのも前向きな解決策です。 3. 関連資料 ▶▶【📅フォーマット】面談スケジュール.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】メンバーコミュニケーション(1on1)の質の向上.pptx はこちら

会議の生産性を高めるには

目次 有意義な会議を行うために 会議前に確認するべき点 会議アジェンダの例 関連資料 1. 有意義な会議を行うために 会議は、コミュニケーションの仕組み化・情報共有・意思決定・課題解決・チームの連携強化のために実施しましょう。 全員の意見を集め、目標に向けた具体的な行動を決める場として活用します。 決めるべきことを決定し、無駄のない会議にするためには、内容に合わせて適切な頻度を検討することが必要です。 変動性が高い業務内容であれば、頻度を高くして認識を合わせる必要があります。 一般的な会議の例、頻度については以下を参考にしてください。 会議名 内容 キックオフ 特定のテーマに対して参集された関係者が初回の認識合わせを行う会 日次定例会 前日、当日、翌日の業務状況/予定および課題共有の実施のため、チーム全体や、一部のメンバー間にて少なくとも日に1回は開催する会議。実施形態としては、朝会、夕会などが多く見られる 週次定例会 関係者、チームから代表が参加し、週次の業務状況報告、および課題の共有などについて目線合わせ、意見交換を行う 月次定例会 関係者、チームから代表が参加し、月次の業務状況報告、および課題の共有と次月の方針/目標/活動内容などについて目線合わせ、意見交換を行う 四半期 半期の定例会 四半期もしくは半期に1度、チームの目標、アクションプランの進捗状況や実績、および課題/施策などの報告、関係者との意見のすり合わせ、今後のニーズすり合わせなどを行う 2. 会議前に確認するべき点 会議自体の生産性を上げるには、事前の準備をいかに進められるかが重要です。 例えば、会議で議論すべきことを事前に整理しアジェンダを関係者に展開しておくとミーティングは効率的に進みます。 また、以下表の確認点を見直すことで、生産性を高めることもできます。 確認点 確認内容・理由 出席メンバー間で 会議の目的とゴールを共有できているか 会議の目的やゴールのイメージが参加者内でズレてしまっていると、会議がうまく進まなくなることが多いです。 できる限り、会議の目的やゴールは事前に認識をすり合わせるようにしましょう。 アジェンダは提出済みか アジェンダは会議前に提出しましょう。 アジェンダの時間設定は、普段から相手の反応や言動を観察し、 どのアジェンダで意見交換の時間を多めに取るかなど、 時間配分を考慮できているとより良いです。 全員出席が必要か 全員で意見交換する場は必要ですが、 すべての会議で全メンバーを出席することにした場合、その分工数確保が必要になります。 会議の出席者は、関係者図を参考にして、目的と内容に合わせて決定するようにしましょう。 また、大きな意思決定を行う会議の場合は、決裁者や自チームの管理者も出席できるように調整します。 メールや電話、チャットでは代替えできない内容か 情報共有のみが目的の会議であれば、あえて参加者の時間を取らず チャットやメールで共有で終わる可能性もあります。 適宜、会議を行う必要があるかどうかも検討しましょう。 3. 会議のアジェンダ例 会議の生産性を高めるために、当日のアジェンダ(議題とタイムライン)を共有しておくと会話がスムーズに進みます。また議事内容はメモ書き程度でも残しておくと、欠席者への情報共有ができ、次回会議の進め方に活かすことができます。 アジェンダの例は以下の表を参考にしてください。 No アジェンダ 概要 時間 発表者 備考 1 目標進捗 KPI達成状況と今後のアクション確認 10分 リーダー 2 課題確認 課題管理表に記載の課題とアクションの確認 20分 全員 3 共有、相談事項 気になっていること、困っていることの共有と相談 10分 全員 4 ナレッジ・スキルシェア 今週の気づき、有効な対応の共有 10分 Aさん 毎週持ち回り 5 周知・共有事項 顧客とのミーティング、上位組織の会議体からの フィードバック事項 10分 リーダー 合計時間 60分 4. 関連資料 ▶▶【📝記事】コミュニケーションの仕組み化 はこちら ▶▶【🎥動画】らくらく議事録フォーマット はこちら ▶▶【🎥動画】ファシリテーション～苦手克服までの体験記 はこちら

ニーズの変化を確認するコツ

目次 ニーズの変化を確認する方法 期の変わり目にやるべきこと 関連資料 1. ニーズの変化を確認する方法 関係者のニーズをしっかり把握したつもりでいても、変化したことに気づかないまま仕事を進めていると 関係者間で認識ズレが起き、せっかく対応したこともやり直しが発生するなど、時間を浪費する可能性があります。 そのため、ニーズの変化をできるだけ早く察知することが大切です。 以下の３点を意識しておきましょう。 ニーズの変化をキャッチアップするために意識すること 常に相手の発言や依頼に対して、背景や真意を問うように癖づける報告や依頼内容に変化があった際は、なぜ変更になったのか？変化の目的は何か？を確認するようにしましょう。 日々の行動の変化に注意を払う顧客の定例会への参加率が低下している、定例会での発言量が減少しているなど日々の変化については、新たな関心や困りごとの可能性が考えられます。 顧客やエンドユーザーから寄せられた意見(VOC)や、満足度調査の結果を確認する定期的に意見を確認しておくことで、ニーズの変化にも気づきやすくなります。 これらは特に個人の感度に左右されるため、個人で気づいた変化や、違和感を 日報やチームミーティングなどでチームへ共有できるようにしておくと良いでしょう。 2. 期の変わり目にやるべきこと ビジネスシーンおける期の変わり目は、変化が起こりやすい時期です。 変化を見逃さないように情報を収集をし、来期注力するべきことを検討していきましょう。 ニーズ変化確認のための情報収集と情報整理 情報収集する 関係者が感じているチームに対する満足度を確認するには、直接ヒアリングすることが望ましいですが、直接の会話の機会を設定しにくい場合は、アンケート調査を行いましょう。 顧客組織の異動や組織変化に関する情報は、普段から関係性を構築している場合、期の節目に情報を取得しやすくなります。 ＜情報収集するために効果的なこと＞ 期の変わり目の定例会に参加する 顧客のWebページで、顧客の決算/財務情報、基本戦略/方針を確認する ※非公式な人事情報を入手した場合、慎重な取り扱いが必要 ＜異動者がいる際に対応すること＞ 後任者を紹介してもらう 自チームの人員交代が発生する場合も後任者を紹介する└相手を不安にさせないため、異動の趣旨、時期、異動後の体制、引継ぎ計画、 稼働シミュレーション、後任者の紹介などに注意して伝える 関係者図を更新する 収集したニーズをもとに、来期に向けて注力すべきことを整理する 期の変わり目には顧客側でも、方針や目標が定まっていないことが珍しくないため、まずは期が始まるタイミングまでに収集できた情報をもとに、注力ポイントを整理し仮の目標を立てておきます。 そこから必要に応じて目標を修正するという心持ちで、情報整理や準備を進めます。 情報整理した内容は、チームで話し合い共有し、認識を合わせておきましょう。 また、会社の方針や世の中のトレンドにより、関係者のニーズも変わことがあるため 外部環境に変化がないかも、定期的に確認しましょう。 以下は、外部環境の変化によって顧客ニーズが変化する一例です。 （参考情報）外部環境変化の一例 3. 関連資料 【📝記事】ニーズを把握し提案するコツ はこちら

相互理解を向上させるには？

目次 相互理解の必要性 プロフィールシートの作成 キックオフミーティング・役割期待の共有 関連資料 1. 相互理解の必要性 一人ひとりではたらいている時よりも、より大きな成果を生み出すために、チームで協力関係を築いていきましょう。 協力関係を築くには、チームメンバー同士、お互いを知ることがとても大切です。 自分自身のこれまでの経験や持っているスキルを相互に伝えておくと、何か困った時にお互い手助けしやすくなります。 また、制約事項（家庭の事情で就業時間に制限がある など）を、チームメンバーに自身のことを知っておいてもらうことで、 安心して仕事に臨むことができます。 さらにはお互いの考え方や価値観などの内面的なことも知っておくと、 どんな時・誰に相談すれば良いか分かりやすくなり、仕事の連携もスムーズに行きやすくなります。 特にチーム発足時、あるいは新たなメンバーの加入時には、 互いのことを理解する絶好のチャンスです。都度以下のような機会を設けましょう。 プロフィールシートの作成 キックオフミーティングの実施・チームミーティングで役割期待の共有 この後の項目で1つずつ解説していきます。 2. プロフィールシートの作成 お互いを理解するために、まずは自己開示（自分の情報を伝えること）を行うことを心掛けましょう。 自分自身のパーソナリティを簡潔に相手へ伝えられる様に、プロフィートシートを作成して伝えるべき事を整理しておくと良いでしょう。 Point プロフィールシートは、志向性・スキル／経験・制約といった情報を整理し相手に伝えるだけでなく、 少しプライベートな内容を記載することで話題のきっかけ作りとなり、コミュニケーションを円滑になりやすいです。 Point プロフィールシートの作成は、自分自身の棚卸の効果もあるため、定期的に整理することで自分自身の変化に気付けるようになります。 見直しした際に、キャリア志向性がアップデートした場合はチームメンバーに共有しましょう。 Point もう一歩踏み込んで仕事の価値観や、どんなことを言われると嫌か、何に感動するか などを 伝えることで自己開示（自分を理解してもらう）に繋がります。 例えば、自分がどんな時に「うれしい」または「不快」と感じることを伝え、あらかじめチームに知っておいていただくことも有効です。 ▼どんな時に「うれしい」「不快」と感じるかの例 3. キックオフミーティング・役割期待の共有 キックオフミーティングはチームの発足時や、期の変わり目に行いましょう。以下はキックオフのアジェンダの例です。 キックオフのアジェンダ例 チームの目標の共有 活動計画、体制などの共有 お互いを知るコンテンツ（自己紹介や相互理解のためのワーク等） 人は、自身に何が期待されているかを認識することで、やりがいをもって仕事に臨むことができます。 そのため、チームへの加入時、あるいは期の初めの役割の再設計時には、相手へ期待している内容をしっかりと伝えることが大切です。 また、役割を設定する際には、本人自身が何を望んでいるか、志向性を把握した上で極力それにマッチするよう検討しましょう。 Point チームの立ち上げ時や、新たなチームメンバーの参画時には、上司の方は必ずチームの目的・目標・課題背景を伝えた上で、「なぜこの役割を〇〇さんにお願いするのか」という相手に対しての役割期待を伝えるようにしてください。 その際に、これまでに把握していた該当のメンバーの志向性と、今後依頼する役割がどのように関連してくるのか、つまり、この役割・経験が将来的に目指している仕事にどう繋がるか を共有しましょう。 そうすることでメンバーのモチベーションを高め、さらなる成果に繋がりやすくなります。 また、チームの発足時には、先述のような上司から部下の期待だけでなく、 相互理解した内容に基づいて、お互いに期待することも対話しておくと良いでしょう。 例 佐藤さんは、資料作成が得意だから困った時は助けて欲しい 鈴木さんは、システム関係が得意だからフィードバックをしてくれるとありがたい など 伝え合っておくのも良いでしょう。 Tips 期待を伝えるコツ メンバーの意欲を高めるために、期待を伝える時は時間軸を意識しましょう。 ＜ポイント＞ 過去（メンバーが以前に話していたこと） 現在（直面している状況と、対象メンバーにお願いしている理由） 将来（メンバーにとって想定されるメリット） ＜例：具体的な伝え方＞ 「Aさんは以前、●●がやってみたいと言っていたよね。（過去） 今このプロジェクトで▲▲に取り組んでもらいたい理由は、Aさんの強みである□□が活かせると思うからなんだ。（現在） この経験を通じて、●●に繋がるスキルがさらに磨けると思うよ。（将来）」 4. 関連資料 ▶▶【🎥解説動画】コミュニケーションプランフォーマット はこちら