業務改善の手法「ENCRS」とは？

目次 ENCRSの概要 ENCRSの効果・活用事例 デジタルツールでの改善 改善点の見つけ方、ENCRSの進め方 関連資料 さらに詳細の概要説明・活用事例・ENCRSの進め方は、「5.関連資料」のPowerPoint資料「ENCRSで業務改善.pptx」をご覧ください。 1. ENCRSの概要 ENCRS(エンクルス)とは一般に生産現場の業務改善で広く活用されているECRS手法をベースに、 改善効果を最大化させるために必要となる N(Negotiation：交渉) を加えた当社独自の改善の考え方です。 業務改善のポイントを、以下の頭文字を取ったもので整理しています。 2. ENCRSの効果・活用事例 ENCRSは、月・年単位で工数削減できた実績が多数ありますが、ENCRSのよくある活用事例は、 「無駄なものが無いか確認して減らす」「自動化できるところがないか探して改善する」というものです。 3. デジタルツールでの改善 業務プロセスを設計・改善する際には、デジタルツールの活用も検討材料に加えると良いでしょう。 ENCRSの視点でデジタルツールが活用できないか？を考えると イメージが沸きやすくなります。 特に、Simplify（簡素化）手作業の代替できるところ、スピードの向上のために簡素化できないかを考えると分かりやすいです。 デジタルツールの活用のメリット 単純に作業効率を上げるだけでなく、以下の効果も見込めます。 業務で扱う情報がデータ化、蓄積され効果的な分析がしやすくなる 作業が自動化されることによるミスの低減 ツールを作成する際のポイントは？ 最初のポイントは以下の事柄を「整理すること」です。 なぜツールをつくるのか？（何を実現させたいのか？） 目的を実現させるために必要な機能は何か？ ツールを実行する際の最適な流れは何か？ 使用者が使いやすい画面はどういったものか？ ツール作成に至った背景・目的から必要な機能をすべて洗い出し、 機能の抜け漏れなくスムーズにコーディングを進められるようにできるようにしましょう。 VBAやRPAはあくまで手段のひとつですので、 ”ツールは作ったが、しばらく経って使わなくなる” ということが起きないように 作成後のメンテナンスのことも考慮の上で進めてください。 4. 改善点の見つけ方、ENCRSの進め方 Point 身近なところから改善点を見つける 日頃の業務で無駄だと感じていることや、なかなかチーム内に定着しないことなどに着目するのが最初の一歩です。 チームメンバーの気持ちに寄り添い、言いやすい環境をつくりながら、積極的な意見収集を行ってみてください。 どのような観点から洗い出していけば良いか以下の管理表を参考にしてください。※「関連資料」に添付しています Point 改善のスケジュールを習慣化する チーム全体で改善点を洗い出し、改善策を考えるためには習慣化することが大切です。 以下を参考に、改善のスケジュールを立てましょう ※「関連資料」に添付しています 自チームだけでは改善が難しい課題もあるかと思います。 その場合には関係者の協力を得て進められるように、関係者に積極的に改善するべき内容・改善すると見込める効果を提案することが大切です。 関係者を巻き込まないと改善できない課題については、すぐに解決できないことが多いので 次期に実現できるように動いていきましょう。 5. 関連資料 ▶▶【🎥解説動画】ENCRSで業務のムダを改善する はこちら ▶▶【📅資料】ENCRSで業務のムダを改善する.pdf はこちら

仕事中のもやもやを軽くする！セルフマネジメントのコツ6選

仕事中、ふと湧き上がる焦り、不安、イライラ、落ち込み…。 そんな感情に振り回されてしまうこと、ありませんか？ これらをうまくコントロールできないと、集中力が切れたり、 周囲との関係がぎくしゃくしたり、時には大事な判断を誤ってしまうことも。 でも、逆に感情を上手に整えることができれば、仕事は驚くほどスムーズに進みます！ 今回は、「自分を整える力」を高めるためのセルフコントロール術を6つご紹介！ どれも“仕事中によくあるモヤモヤ”に寄り添った実践的な内容ばかりです。 自分に合いそうなものからぜひ試してみてください！ 〈目次〉 感情に振り回されてしまう 一人で抱え込んでしまう 調子がでない・維持できない 仕事に役立つノウハウ動画一覧 感情に振り回されてしまう コンテンツ ※リンク先へは画像をクリック 概要・ポイント 「なかなか成果がでなくて、落ち込む…」 ▶︎「自分なんて…」と落ち込むとき、どう乗り越えていますか？ この動画では、自己肯定感が下がったときのリアルな悩みに、 経験者たちが優しく寄り添いながら答えています。 誰かに話す、得意な仕事に取り組む、歩く… 無理せずできる対処法をさまざまな視点からご紹介。 「仕事中、イライラが収まらない…」 ▶仕事中、イライラしたときどのように気持ちを切り替えていますか？ この動画では、感情を整理する“書き出し”や、信頼できる人との対話、ポジティブな会話の力など、イライラを収めたいときに実践しやすいヒントを紹介。 イライラとうまく付き合うための“メタ認知”のコツもお届けします。 一人で抱え込んでしまう コンテンツ ※リンク先へは画像をクリック 概要・ポイント 「自分一人でやりきりたくて人に頼れない…」 ▶︎「期待されているからこそ、頼れない…」そんな葛藤ありませんか？ 頑張りたい気持ちが強いほど、協力を仰ぐことにためらいを感じてしまう。 この動画では、“考える仕事”と“手を動かす仕事”の分解や、チームで困りごとを共有する工夫など、協力を仰ぎやすくなるヒントを紹介。 頑張りたい気持ちを大切にしながら、 無理なく助けを求める方法が見つかるはずです！ 調子が出ない・維持できない コンテンツ ※リンク先へは画像をクリック 概要・ポイント 「休み明け、エンジンがかからない…」 ▶長期休暇後に訪れる、社会人の“あるある”な悩みに向き合う”ヒント”。 ストロングモードとソフトモード、2つのモードの切り替え術で自分のコンディションに合った立ち上がり方をご紹介。 休暇前の仕込みや、初日の過ごし方の工夫を知ることでエンジンがかからない自分を責めすぎず、ちょっと前向きになれる動画です。 「調子がいいときが続かない…」 ▶調子がでないときこそ見直したい 自分の“勝ちパターン”。 この動画では、調子が良かった時期を振り返り、再現するためのヒントを紹介します。 環境・時間帯・相手など、調子の良さを支える要素を整理しながら、キャパ超えを防ぐ工夫や、前向きな振り返りの進め方を知ることができます。 「気持ちの切り替えがうまくできない…」 ▶できないことばかりが目について、 気持ちが切り替えられないことありませんか？ そんなときこそ、自分の“良いところ”を見つける工夫や、励ましてくれる人との対話が大切。 この動画では、落ち込んだ気持ちから回復するためのセルフマネジメントのヒントを紹介します。 今回ご紹介したもの以外にも、COROPS WEBには、 仕事に役立つノウハウ動画がたくさん揃っています！ 「こんな解決方法がったのか」がきっと見つかるはず。 ぜひ、他の動画もチェックしてみてください！ ▶▶仕事に役立つノウハウ動画一覧📚 関連記事 ▶▶【8月特集】相手の意見が素直に聞けなくなるとき、どうしたら良い？

業務プロセスを可視化する

目次 プロセスとは 可視化を助けるドキュメント ドキュメントのアップデート 関連資料 1. プロセスとは プロセスとは、業務のやり方や成果を創出するための工程のことです。 デスクワーク中心の仕事の現場では、「業務のやり方」が属人化していることが多くあります。 属人化とは、仕事の内容がチームのとある人の頭の中だけにあり、必要に応じて口頭でのみ伝える というような状態です。 このような場合では、業務は何とか進めることができていても、いくつかの問題が発生してしまいます。 プロセスが整理されていない（もしくは属人化している）場合の問題点 新しくチームメンバーが加入した時、その人が業務を理解し習得するのに時間がかかったり、担当者が急にいなくなってしまった際に、やり方が分からず大きな支障がでてしまったりします。 ある特定の人しかできない仕事は、その人がやることが当たり前の仕事になってしまい、 特定の人が休めずストレスを蓄積してしまうケースがあります。 現在のやり方の問題点が分からないため、チーム全体となって改善を進めることが難しくなります。 これらの問題が発生しないように、業務のやり方（プロセス）を標準化し、チームが共通認識を持って仕事を進められるようにしましょう。 2. 可視化を助けるドキュメント プロセスを可視化するために必要なドキュメントは複数ありますが、まずは業務一覧と課題管理表を作成しましょう。 その後に完成した業務一覧を参考にマニュアル・フロー・チェックリストなどがあるかどうかをチェックし、 何から着手するか優先度を定めていきます。 チーム発足時に業務一覧を作成するとき、何を軸にして一覧化するかを迷った場合は、 一度思い出せる限り書き出し、社内関係者のレビューでブラッシュアップしましょう。 以下進め方を参照ください。 業務一覧作成のステップ 類似業務の情報を経験者からヒアリングを行い、必要な作業をすべてリストアップする 作業の性質や関連性を考慮して項目をグループ化する 例)定常/非定常、設計/構築、担当別 など 業務を作業単位に詳細化する 納期や頻度を記載する 想定工数を算出する 品質基準を満たすために、タスクとして抜け漏れや無理が無いかを確認する 3. ドキュメントのアップデート ドキュメントアップデートにおける二つのポイント Point① プロジェクトの進捗に合わせて、ドキュメントをアップデートする チーム発足時は、まだ情報が確定していないことも多く仮説を元にして作成されているケースが多いです。 関係者とWBSなどが当初に合意できている場合でも、プロジェクトが進むにつれて、 設計した工程に過不足が見えてきます。 やってみて分かったことを都度アップデートしない場合、 当初のやるべき範囲・稼働予測と実績の間に大きな差が出てしまいます。 それを防ぐために、実際に推進している人にしか分からない情報を、関係者と情報共有しながらアップデートしていきましょう。 Point② 情報が古くならないように、定期的にアップデートを行う 業務プロセスを可視化したドキュメントについて、最新の状態に更新していない場合は役に立ちません。 場合によっては認識の齟齬を発生させてしまいます。 業務プロセスが変更となった場合や課題を解決した場合は、必ず関連ドキュメントを更新しましょう。 業務の標準化は、ドキュメントの更新を通じて業務のアップデート情報を チーム内の特定の人に閉じず、関連する全員が分かるようにする必要があります。 定期的に得られた知見や変化した情報をまとめて振り返り、ドキュメントへ更新する機会を設けることが大切です。 情報のアップデートは、量が多い場合、更新が間に合わない場合もあるかと思います。 アップデートの優先順位は、業務一覧を元に確認します。 業務一覧は全体を俯瞰してみれるので、アップデートを忘れているドキュメントに気づけることも多いです。 期の変わり目などに、改めてドキュメントを見直しする際は、 重要度と緊急度で優先順位を決めて、次の3か月や半年の間に取り組むべきことを決めていくと良いです。 4. 関連資料 ▶▶【📅資料】業務一覧WBS.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】業務フロー.pptx はこちら ▶▶【📅資料】週次タスク管理表.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】進捗管理表.xlsx はこちら

自分の意見を上手く伝える ～言語化能力 向上講座～

みなさんは、「自分の意見を上手く言葉にできず説明できない・・・」と困ったことはありますか？ 言語化が得意な人が普段、どんなことを無意識にやっているか気になりますよね・・・？ この記事では、周りのメンバーから見ても、言語化能力が優れている ”てぃーさん” から、 「言語化能力を向上させる工夫」について聞いてみました。 言語化能力は、少しの工夫で向上させることができます。 対話形式でご紹介しますので、ぜひご覧ください。 〈目次〉 登場人物紹介 言語化能力とは？ 言語化能力の要素 言語化能力の高め方 関連資料 1. 登場人物紹介 ノリと勢いではなく正しく相手に伝える手段を模索中の関西人。 MBTIは、INFJ（提唱者） 話すことと食べることが好きな人。 MBTIは、INTJ（建築家）か ISTP（巨匠） 2. 言語化能力とは？ マッキーさん 私、人に話するの得意な方だと思ってたんですが、周囲に言語化能力の高い方が多くて 「まだまだだなあ」「上には上がいる」と思って驚きました。 特にてぃーさん、めちゃくちゃ話上手ですよね。今日はコツをお伺いしたく…！ てぃーさん ありがとうございます！でも、自分としては言語化能力が高いとは思ったことがなかったです。 家族にも「語彙力ないね」って言われるし…。ちなみにマッキーさんが思う、言語化能力が高い人ってどんな人ですか？ マッキーさん 私が思う言語化能力が高い人の特徴ってこんな感じかなと思っているんですが… 理路整然と説明ができる人 表現力が豊かで話が分かりやすい人 相手に想像させる言葉の選び方ができる人 てぃーさん なるほど！そういう人いますよね。 相手に伝わるように上手に話ができるって、4つの要素が必要だと思うんですよね。 まとめると下の図の内容になるんですけど、観察力・思考力・語彙力・要約力 が大切だと考えています。 マッキーさん へえー！４つの要素があるんですね！教えてほしいです。 3. 言語化能力の要素 てぃーさん はい！ まずは観察力。相手に伝えるためには、相手がどこが分からなくて困っているか 反応や表情の変化を汲み取って工夫する必要がありますよね。 そのため、相手のことを見る力が高いと言語化能力の高さに繋がると思います。 2つ目に思考力。さきほどマッキーさんがおっしゃっていた通り、理路整然と話すとなると話を論理的に考え、組み立てる力が必要ですよね。 ただ論理的に考えるだけでなく、なぜ？をしっかり掘り下げて考えることも大切です。 3つ目に語彙力。相手に伝わる適切な言葉・表現を選ぶ力です。もちろん語彙の豊富さも大切ですが、私は選べる力も大切だと思っています。 最後に要約力。せっかく相手に伝わるように考えても、それを上手く伝えられないと意味がないですよね。 相手に伝わるよう情報の取捨選択をして、まとめる力も必要だと思います。 マッキーさん 確かに！どれか一つでも欠けていたり中途半端だったら伝わり度合いが半減しそうですもんね。 こんなことありますよね。 ■ よくある事例 思考力、要約力の不足 順序立てて説明ができないため、話が散らかってしまい何が言いたいのか分からない。 観察力、語彙力の不足相手が全く分からない業界のことを、業界用語をたくさん使って説明してしまう。 てぃーさん そうですね。もちろん4つすべて揃っている必要がありますが、それぞれに繋がりがありますよね。 今ふと思ったんですけど、特に大切なものが状況によって違うかもしれないですね。 時間をかけて準備できるものだったら、思考力と要約力が大切だと思うし、 その場でパッと説明するものだったら、観察力と語彙力がカギになりそうです。 マッキーさん なるほど。それぞれの4つ要素で分けて考えると、てぃーさんは自分自身で何をやっているとどう分析しますか？ てぃーさん そうですね…。 観察力については、私は好奇心が強いんですよね。この人今まで会った○○さんに似てるなとか思ったりします。 あの人に似ているなら、こういう説明の方が伝わりやすいかなという判断に繋がっているかもしれないですね。 次に思考力については考えるのが私は好きなんですよね。 納得しないと次に進めない性格なので、「なぜモヤモヤしているか」、「どうすればモヤモヤしなかったか？」とかを考えます。 自分以外のことでも、「あの人はこうなのかな？」仮説を立てて考えることが多いかもしれないですね。 次に語彙力ですよね…。私はあまり語彙力には自信がなくて…。でも言葉の意味はよく調べますね。 今は仕事をしていて知らないカタカナ用語に出会うことがあるし、 自分が言いたいことが一言で表せる言葉がないかとか悩むことがあるので ネットとかAIで調べるようにしています。そうすることで適切な言葉、表現の知識を増やそうと心がけています。 最後が要約力。これは前職の上司が”報連相”に厳しい方だったため、報告・連絡・相談どれをする時でも、 相手が分かりやすいようサマリへ要約することを癖づけていたので、鍛えられました。 マッキーさん めちゃめちゃ分析されてます…！てぃーさんさすが…！ てぃーさん 今回のこのインタビューに向けてめっちゃ考えましたよ…！大変でした…笑 マッキーさん ありがとうございます…！ 4. 言語化能力の高め方 マッキーさん では、最後に言語化能力向上のために何から始めればいいと思いますか？できるだけ簡単なやつをお願いします…！ てぃーさん 自分がどの要素が弱いのか、1つずつ掘り下げて考えていくことで、言語化能力を高められるのではないかと思います。 それぞれ以下のようなことはいかがでしょう。 マッキーさん 分かりやすいです！これなら意識できそうですね。 てぃーさん ありがとうございます！ただ、すべてをいきなり行うことは難しいと思うので、特に苦手な要素から1つずつ取り組んでみてください。 マッキーさん ありがとうございました！ 5. 関連資料 魅せて 伝える 資料作成講座 ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。 どのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのかご紹介します。 ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成をする前に必ずすべきことや、伝えたいことを簡潔に伝えるための構造化の方法をご紹介しています。 ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。 特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、 プレゼンテーションの成功に大きく影響します。

生産性向上に紐づく問題解決とは

目次 問題の種類 計画と実行のギャップ 関連資料 1. 問題の種類 問題の種類は2種類あります。 設定型の問題目の前では起きていない問題。1か月、半年、1年後という未来のあるべきをチームや顧客と設定し、そこから解決すべきことを考える 発生型の問題目の前で起きている問題。トラブルやミスなどが発生し、現況へ回復し元に戻すた目に解決すべきことを考える 生産性が向上していくということは、設定型の問題を解決しているということです。 2. 計画と実行のギャップ 設定型の問題解決は、期初、棚卸し、見直しのタイミングで考えることが多く、まずゴールのイメージから考え、現状を把握し、問題を設定していきます。 どうしても当初計画は粗くなりますが、これを踏まえた上で、直近のスケジュールから詳細化して進めていく事が重要です。 しかし、詳細化を行わないまま進めてしまっているケースは少なくありません。 例えば、1か月単位ではやることは分かっていても、そこから、1週間、日々と計画を立てられていないことは多いです。 期間を長く設定しているために、アクションがなかったとしても、明日、来週にリカバリーが出来ると思ってしまいがちです。 このままズルズルと1週間、1か月と経過し、いざ進捗を見ると全く進んでいない。そんな経験はないでしょうか。 少しでも前に進めていくためには、最低でも直近の1週間は何をすべきか、そこから一日の動き方を決めていくことが必要です。 3. 関連資料 ▶▶【📅ファイル】問題解決力向上コンテンツのダウンロード はこちら ▶▶【🎥動画】問題解決向上ガイド（目的思考編） はこちら

魅せて 伝える 資料作成講座　～第1回 きれいな資料を作るべき理由～

資料作成はビジネスシーンにおいて非常に重要なスキルです。相手に伝えたい情報を効果的に伝えるためには、ただ単に情報を詰め込むだけではなく、論理的に整理された美しい資料が欠かせません。この講座では、3回に分けて、魅せて伝える資料作成のコツを具体的に解説していきます。 目次 資料を作る目的 訴求力を高める資料を作るには「ドキュメンテーションスキル」を身につけよう ・ドキュメンテーションスキルとは？ ・ドキュメンテーションがあるとどういいの？ まとめ ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成をする前に必ずすべきことや、伝えたいことを簡潔に伝えるための構造化の方法をご紹介しています。 ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 視覚で伝えるための図解や、テキストに強調をつけるテクニックをご紹介しています。 1.資料を作る目的 皆さんは資料作成時、「どうすれば相手にしっかり伝わる資料になるだろうか？」と悩むことはありませんか？ 例えば… 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。 ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか？ 2.伝わる資料を作るには「ドキュメンテーションスキル」を身につけよう ドキュメンテーションスキルとは？ ドキュメンテーションスキルとは、情報を整理し、わかりやすく文書化するスキルのことを指します。このスキルはわかりやすい文章を作成するだけでなく、情報収集や要約、資料の構成や視覚的な表現も含まれます。 ドキュメンテーションスキルがあるとどういいの？ ドキュメンテーションスキルがあると、以下のようなメリットがあります。 情報が正確に伝わる：相手に必要な情報を正確に伝えることができ、誤解のないコミュニケーションができる。 説得力が向上する：情報を視覚的に整理して魅力的に表現することで相手の関心を引き、理解・納得させることができる。 効率的なコミュニケーションがとれる：伝えたいことが明確な資料は会議やプレゼンで重要なポイントに集中することができる。 例えば、以下の2つの資料を比較して、どちらの資料のほうが情報を得やすいと思いますか？ ■1つ目の資料 ■2つ目の資料 多くの方が、2つ目の資料のほうが理解しやすいと思うのではないでしょうか。 このようにドキュメンテーションスキルがあると右側の資料のような情報が整理された資料を作成することができます。 3.まとめ 相手に理解してもらい行動を促すためには、ドキュメンテーションスキルが重要ということを理解できましたか？ 次回の講座「魅せて 伝える 資料作成講座 ～第2回 資料を作る前にやるべきこと～ 」では、実際に資料作成に取り組む前にどのような準備をしておくべきかについて詳しく解説します。資料をさらに効果的に魅せるためのステップをご紹介しますので、お楽しみに！ ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。 ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。

【特集記事】私が「どっちでも大丈夫です」を卒業した理由～主体性・生産性が上がった話～

はじめに 私は「どっちでも良い」と思ってしまう思考の癖を減らしたことで、 主体性と生産性の面において自身の変化を感じることができました。 こんな方におすすめです。 部下の主体性育成に悩んでいる管理職の方 自分の意見を持ちたいと思っている方 このコンテンツでは、なぜ私が「どっちでも良い」を減らせたのか、振り返って分かったことを紹介します。 目次 なぜ「どっちでも良い」が多かったのか 「どっちでも良い」で進めて、痛い目を見てきた 「どっちでも良い」の仕事は、誰にも届かない 伝えたい想いは、生成AIで整理する 「どっちが良いか」選ぶと、仕事は圧倒的に楽しい おわりに 関連資料 １．なぜ「どっちでも良い」が多かったのか 私は少し前まで、お客様や上司に、 「Aで進めてたけど、Bに変えても良い？」 「この方向に変えても良い？」 と聞かれると、「どちらの進め方でも大丈夫ですよ！」と答えていました。 私としては、”あなたの判断を尊重していますよ””柔軟に対応できるので、任せてください！” そんなアピールのつもりでした。 ２．「どっちでも良い」で進めて、痛い目を見てきた Point 相手の要望に合わせて、自分の意見がないまま進めてしまうと・・・ 考えるべき要素が抜けて手戻りが起きる 後から「やっぱりこうしたい」とまた変更されてしまう 「どっちでも大丈夫」と言いつつ、心のどこかで感じていた疑問や違和感を放置していたと思います。 その結果「どっちでも良い」で進めたものは、だいたい、あとで自分に返ってきました。 大事故にはならないけど、時間が余計にかかるせいで、地味に痛いの連続でした。 結局「どっちでも良くない」ことの方が多かったです。 ３．「どっちでも良い」の仕事は、誰にも届かない 自分が「どっちでも良い」と少しでも思ってしまった仕事は、せっかく良かれと思ってやったことも、相手に届かないという経験をしてきました。言い換えると、心からこだわったポイントでないと、受け手に響かないと思います。 私は普段、研修講師としての仕事もしているので、特に感じることが多いですが、 これはどの仕事でも通じる部分はあると思っていて、 相手に伝わる/伝わらないは、スキルも大事ですがまずは"こだわり"があるかどうか、だと感じています。 ４．伝えたい想いは、生成AIで整理する "こだわり”がないと相手に伝わらないとは言ったものの、一方で、熱量だけで進めると納得感を持ってもらえなかったり、相手が理解するのに無駄な労力をかけさせてしまいます。 Tips 論理性は、生成AIで壁打ちすると整理しやすくなります。 ■ 生成AIとの役割分担 自分 → こだわり・懸念部分を出す 生成AI → 論理・構造・抜け漏れを補う ■イメージ 主導権はあくまでも自分。 生成AIは"答え"にはしないように気を付けています。 思考整理や論理構造の壁打ち相手として、かなり役立っています。 ５.「どっちが良いか」選ぶと、仕事は圧倒的に楽しい 「どっちが良いか」を選ぶようになってから、一番変わったのは 仕事が圧倒的に楽しくなったことです。 Point 自分で「どっちが良いか」を選ぶようになってから、 こんな変化を実感しています。① 内面：自分の意思でアウトプットを作っている感覚が持てる② 発信：「なぜこれにしたか」を自分の言葉で説明できる ③ 成果：自分の発言・行動で、仕事が前に進むシーンが増える ”言われたからやる仕事”から”自分の仕事”に変わり、やりがいを感じやすくなりました。 ６.おわりに 正直に言うと、以前の私は「決める」「選ぶ」をすると "自分の責任や仕事が増えそうだな…"と感じて、避けていました。 でも実際は、自分の意見が入っていない仕事は面白くないし、 意思が無いせいで、全然進まないことも多かったです。 だったら、最初から「どっちが良いか」を選んだ方が 結局は早いし、 自分ごと化されて生産性も上がる。 これが私の体験談です。私が選ぶ時に意識しているのは、 □ なんで相手はそっちがやりたいのか？ □ 選ぶことのメリットとデメリットは？ □ 今やるべきことか？ こんなことを少しでも考えてみると、 「どっちでも大丈夫です」が 「私はこう思います」に変わっていくと思います。 この記事が、あなたの主体性・生産性向上に 少しでも繋がったら嬉しいです。 ７.関連資料 ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら

業務の流れを整理して効率化！業務フロー図作成のステップと注意点

業務フロー図（ワークフロー図）は、業務の流れや手順を視覚的に整理することで、 チーム内外の理解を深め、属人化を防ぎ、業務の標準化・改善・継承を支える重要なツールです。 この記事では、業務フロー図の目的、作成手順、運用の注意点について解説します。 目次 業務フロー図の目的 業務フロー図の作成手順 作業時のポイント よくある失敗とその対策 まとめ 関連資料 1. 業務フロー図の目的 業務フロー図は、単なる手順の図解ではなく、以下のような目的を持って作成されます。 業務の視覚化・標準化：誰が見ても理解できる業務の共通認識をつくる 業務の問題発見：流れの中でのボトルネックや非効率を見つけやすくする 担当者と関係者の相互理解：業務の前後関係や連携ポイントを明確にする 保守性・拡張性の向上：業務変更時の影響範囲を把握しやすくする 2. 業務フロー図の作成手順 業務フロー図は、以下の流れで整理・作成すると効果的です。 ①業務の全体像と部門間のつながりを把握 自チームの業務の前後に関わるステークホルダーを洗い出す 関連するシステム（入出力が発生するもの）も併せて整理する ②自チーム内の担当者を整理 担当が分かれている場合は、業務フロー図上で明確に区分する ③業務タスクを洗い出す 業務一覧をベースに、実際のアクションをすべて書き出す 他部署の業務は概要レベルで十分。自チームとの接点を明示する ④業務タスクを時系列に並べる ステークホルダーごとに、業務の流れを時系列順に整理する ⑤業務タスクをつなげる 業務間のつながりを矢印などで示し、流れを明確にする 3. 業務フローの作成ルール フロー図で表す場合は、一つ一つの作業を図形で示して順番を矢印で結び、業務の流れを表現します。 記号は予め作り方のルールを決めておいた方が、統一された分かりやすいフロー図が作成できます。 以下に基本的なフローチャート記号と作成イメージを示します。 Point フローの流れは上から下へ、もしくは左から右へ進むようにする 一つ一つの記号の幅や大きさをできるだけ等しくする 完了が複数ある場合は、横に並べて表示する 一つ一つのタスクに対して手順書を紐づけるとより作成漏れが減り効果的に管理できます。 4. よくある失敗とその対策 フローの更新が滞る 時間経過とともに条件や判断基準が増え、更新が面倒になり放置されがち 「エスカレーション先が多すぎる」など、仮対応が定着してしまうケースもある フローが形骸化する 利用者が現状を理解しているため、更新の必要性を感じず優先度が下がる 人員交代により、口頭伝達が主となり、フローが活用されなくなる 対策 定期的な棚卸と更新 フロー図は「作って終わり」ではなく、「使いながら育てる」もの 定期的に見直し、現状に即した内容へアップデートすることが重要 まとめ 業務フロー図は、業務の見える化と標準化を支える強力なツールです。 属人化を防ぎ、チームの理解と連携を促進するためにも、作成だけでなく、運用・更新までを含めた仕組みとして活用しましょう。 関連資料 ▶▶【📅資料】業務フロー.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】業務フロー.pptx はこちら ▶▶【🎥解説動画】ワークフロー解説＆フォーマット はこちら

魅せて 伝える 資料作成講座　～第2回 資料を作る前にやるべきこと～

資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。今回の講座では、資料作成前に行うべき準備について解説していきます。 目次 資料を使うシーンを想像する 伝えたい内容を構造化する 準備ができたら魅せて伝えよう 1.資料を使うシーンを想像する 資料を使うシーンを明確にすることで、資料のテイストや言葉の表現を考えやすくなります。 〈資料を使うシーンを具体的に想像するための観点〉 資料を使うシーンをイメージできていないと、以下のようなリスクが発生します。 〈資料を使うシーンを想像できていない場合のリスク〉 このようなリスクが発生すると、相手に伝えたいことが伝わらず、プレゼンをしても想定する効果を生み出すことはできません。このようなことが起きないように、資料を作る前に事前に確認することを怠らないようにしましょう。 2.伝えたい内容を構造化する 伝えたいことを資料にすべて書いてしまうと文字だらけになり、逆に伝わりにくくなってしまいます。端的な文章を作成するためには以下の方法で文章を構造化してみましょう。 元の文章 当社の新しいビジネスポリシーは、従業員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供です。 このポリシーにより、社員の満足度が大幅に向上し、企業全体の生産性も飛躍的に向上しました。 具体的には、リモートワークの導入により、仕事と生活のバランスを取りやすくなり、 多くの社員が家庭と両立しながら業務を行うことができています。 従業員支援プログラムも充実させ、専門的なサポートやスキルアップの機会を提供しています。 Step1：箇条書きに分解して重要事項を抽出する 新しいビジネスポリシーは従業員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 社員満足度と企業全体の生産性も向上した リモートワークの導入により仕事と生活のバランスがとれるようになった 従業員支援プログラムの充実により専門的サポートとスキルアップの機会を提供できるようになった Step2：短い言葉へ言い換えてみる 新しいビジネスポリシー：社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 社員満足度向上・企業全体の生産性向上 リモートワークの導入でワークライフバランスが充実 従業員支援プログラムを拡充し専門的サポートとスキルアップの仕組み化 Point 体言止めにすると文字数も省略でき、より簡潔に言い切ることができます STEP2の例 その他の例 その他の例 「仕事と生活のバランスがとれるようになった 」↓「ワークライフバランスが充実 」 「新人育成の仕組みを作りました」↓「新人育成の仕組みを構築」「新人育成を仕組み化」 「デジタル化施策は生産性向上へ繋がりました」↓「デジタル化施策は生産性向上へ寄与」 Point 「○○ 言い換え」などで検索して調べたり、AIを活用すると◎ Step3：各要点を構造化する 【新ビジネスポリシ＝社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 】 ---------------------------------------------------------------------- 取り組み①：リモートワーク導入 結果 ：ワークライフバランスが充実 取り組み②：従業員支援プログラム拡充 結果 ：専門的サポートとスキルアップの仕組み化 ---------------------------------------------------------------------- ↓ 全体効果：社員満足度向上・企業全体の生産性向上 Point 構造化したときに、一番伝えたいメッセージは何なのかを明確にしましょう 【新ビジネスポリシ＝社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 】 ← 一番言いたい ---------------------------------------------------------------------- 取り組み①：リモートワーク導入 結果 ：ワークライフバランスが充実 取り組み②：従業員支援プログラム拡充 結果 ：専門的サポートとスキルアップの仕組み化 ---------------------------------------------------------------------- ↓ 全体効果：社員満足度向上・企業全体の生産性向上 ← 一番言いたい Point ここまでできたら、上長へ確認してもらうと◎ 資料を作りこむ前に確認することで、手戻りが防げます STEP4：スライドに落とし込むときのレイアウトをイメージする Point 1スライド1メッセージで伝えたいことを目立たせよう 各スライドで一番言いたいことをスライド上部に書くことで、 このスライドでの内容がスッと入ってきます。 また、後の説明も理解しやすくなります。 Point 長くて2行までにする Point メッセージはスライドの中で一番大きいフォントサイズにして目立たせる（18~20ptがおすすめ！） 3.準備ができたら魅せて伝えよう 以上が、資料作成前にやるべき重要な準備についての解説でした。これらの準備をしっかりと行うことで、資料作成のプロセスが効率的に進み、より魅力的で伝わりやすい資料を作成することができます。次回の講座では、「魅せて 伝える 資料作成講座～第3回 効果的なデザインの秘訣～」をお届けしますので、お楽しみに！ ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか？ ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。

業務の悩みや課題を解決するヒントを見つける！COROPS診断

あなたの気になる悩みを解消するヒントや、おすすめのコンテンツを見つけてみませんか？ 仕事を進めるうえで、より良い方法やアイデアを探している方へ。 業務の悩みや課題を解決する情報がここにあります！ この診断では、悩みや課題を解決する方法と、 COROPS WEBの中からあなたにぴったりのおすすめコンテンツをご紹介します！ Q1 はい → Q2へ__ いいえ → Q3へ__ Q2 はい → Aタイプ いいえ → Q4へ__ Q3 はい → Bタイプ いいえ → Cタイプ Q4 はい → Q5へ__ いいえ → Q6へ__ Q5 はい → Dタイプ いいえ → Q6へ__ Q6 はい → Eタイプ いいえ → Q7へ__ Q7 はい → Q8へ__ いいえ → Bタイプ Q8 はい → Cタイプ いいえ → Bタイプ