ニーズの変化を確認するコツ

目次 ニーズの変化を確認する方法 期の変わり目にやるべきこと 関連資料 1. ニーズの変化を確認する方法 関係者のニーズをしっかり把握したつもりでいても、変化したことに気づかないまま仕事を進めていると 関係者間で認識ズレが起き、せっかく対応したこともやり直しが発生するなど、時間を浪費する可能性があります。 そのため、ニーズの変化をできるだけ早く察知することが大切です。 以下の３点を意識しておきましょう。 ニーズの変化をキャッチアップするために意識すること 常に相手の発言や依頼に対して、背景や真意を問うように癖づける報告や依頼内容に変化があった際は、なぜ変更になったのか？変化の目的は何か？を確認するようにしましょう。 日々の行動の変化に注意を払う顧客の定例会への参加率が低下している、定例会での発言量が減少しているなど日々の変化については、新たな関心や困りごとの可能性が考えられます。 顧客やエンドユーザーから寄せられた意見(VOC)や、満足度調査の結果を確認する定期的に意見を確認しておくことで、ニーズの変化にも気づきやすくなります。 これらは特に個人の感度に左右されるため、個人で気づいた変化や、違和感を 日報やチームミーティングなどでチームへ共有できるようにしておくと良いでしょう。 2. 期の変わり目にやるべきこと ビジネスシーンおける期の変わり目は、変化が起こりやすい時期です。 変化を見逃さないように情報を収集をし、来期注力するべきことを検討していきましょう。 ニーズ変化確認のための情報収集と情報整理 情報収集する 関係者が感じているチームに対する満足度を確認するには、直接ヒアリングすることが望ましいですが、直接の会話の機会を設定しにくい場合は、アンケート調査を行いましょう。 顧客組織の異動や組織変化に関する情報は、普段から関係性を構築している場合、期の節目に情報を取得しやすくなります。 ＜情報収集するために効果的なこと＞ 期の変わり目の定例会に参加する 顧客のWebページで、顧客の決算/財務情報、基本戦略/方針を確認する ※非公式な人事情報を入手した場合、慎重な取り扱いが必要 ＜異動者がいる際に対応すること＞ 後任者を紹介してもらう 自チームの人員交代が発生する場合も後任者を紹介する└相手を不安にさせないため、異動の趣旨、時期、異動後の体制、引継ぎ計画、 稼働シミュレーション、後任者の紹介などに注意して伝える 関係者図を更新する 収集したニーズをもとに、来期に向けて注力すべきことを整理する 期の変わり目には顧客側でも、方針や目標が定まっていないことが珍しくないため、まずは期が始まるタイミングまでに収集できた情報をもとに、注力ポイントを整理し仮の目標を立てておきます。 そこから必要に応じて目標を修正するという心持ちで、情報整理や準備を進めます。 情報整理した内容は、チームで話し合い共有し、認識を合わせておきましょう。 また、会社の方針や世の中のトレンドにより、関係者のニーズも変わことがあるため 外部環境に変化がないかも、定期的に確認しましょう。 以下は、外部環境の変化によって顧客ニーズが変化する一例です。 （参考情報）外部環境変化の一例 3. 関連資料 【📝記事】ニーズを把握し提案するコツ はこちら

ニーズを把握し提案するコツ

目次 ニーズを把握して深堀する 相手のニーズが変化した際に期待値を調整する 提案する時のコツ 関連資料 1. ニーズを把握して深堀する チームの目標を立てるためには、誰のどんな問題を解決するべきなのか、相手のニーズをより深く理解することが大切です。ここでは、ニーズをどのように把握・深堀し、どんな提案をしていくと目標が達成でき、より高い成果につなげられるのかを考えます。 ここからは、ニーズの把握・深堀を３ステップでお伝えします。 Step① 言葉にしてくれたニーズを拾う ニーズには、相手から伝えられた「顕在ニーズ」と相手も整理できていない「潜在ニーズ」があります。 まずは相手が、言葉にして伝えてくれた「顕在ニーズ」を捉えましょう。 Step② 顧客以外の関係者からもニーズを引き出す ニーズは顧客だけでなく、関係者全体から確認しておくと、あとで大幅な進め方変更が起こりづらくなります。 Step③ ニーズを確認と深堀 特に潜在ニーズについては、把握が難しいですが、以下のような方法で洗い出していくことができます。 ニーズ把握のやり方 ねらい 顧客ニーズをチーム内で仮説を立てて話し合う 普段の顧客との会話を元に、 「どんなことを求められているのか」 「どんな提案できると良いのか」 ニーズを仮説で考えてみます 顧客ニーズについて、チームメンバーがお互いどのような 認識を持っているか話し合うことで、新しい発見が生まれたり、 チーム内で認識をすり合わせる機会になります。 顧客とのニーズ会話用のミーティングを設定する 顧客との会議にあえて意見交換の時間を組み込みましょう。 アジェンダ例： (変更前)来期方針について (変更後)来期方針についてのディスカッション 今までの会話では話されていなかったことや、 新しく気づいたことなど 積極的に意見をいただける可能性が高まります。 また、課題に目を向け、改善について 意識を向けることができます。 複数の階層でニーズの相違点を押さえる 顧客の担当者・決裁者など、それぞれのニーズに 相違点があるかを考えてみます。 立場・役割・責任の違いによって視野に差があるため、 できる限り複数の階層からのニーズを把握することで、 ニーズをズレて捉えたまま業務を進めてしまうことを防げます。 2. 相手のニーズが変化した際に期待値を調整する ニーズが変化した際は、相手への期待値も変化することがあるため、相手の期待値とギャップがないかを確認し、期待値を調整してください。 期待値の変化例 前の依頼では完成度は80%で良かったが、今回は事情(背景)が変わったので、完成度100%を求められた 相手から異なる視座や視点が求められ、期待値ギャップも発生した Tips 期待値の変化を把握した際に対応すること 視座・視点の違いから生じる現状認識の違いがニーズと期待値ギャップの要因の場合は、お互いに現状と期待値を対話によってすり合わせること 必要に応じて当初の計画を柔軟に変更して期待値と調整を図ること⇒お互いに困っていることは可能な限り協力し合い乗り越えることで、その後の関係性を強める効果も期待できる 3. 提案する時のコツ 顧客の要件事項が断片的で全体が分からない時は、仮説を立てて確認する方法も有効です。 最初は精度が低くても、小さいことから仮説を立てて提案し、相手からの反応を見て、少しずつ考え直していくことで、 ニーズの深堀について精度を上げることができます。 Tips 情報が断片的なときは仮説で相手に聞く 以下、聞き方の例 「これまでのお話から、新商品の開発はターゲット顧客のニーズをより詳細に把握することが課題であると考えましたが、こちらは正しい理解でしょうか？」 「もし正しいようであれば、私たちがご提案できるのは、市場調査を通じたターゲット顧客の行動分析や、新商品のフィードバック収集です。この内容は、お求めのサポートに近いでしょうか？」 ニーズの把握・深堀ができたら、次はニーズを叶えるための提案を行います。きれいな提案資料を用意できても、伝わらなければ意味がありません。伝わる提案をするために、大切になるのは「骨子」です。4つのポイントを押さえ、相手にわかりやすく提案できるように以下を活用ください。 4つのポイント 提案する内容 何を決めたいか 決議事項 なぜそうしたいのか 関連する規定・ルール・条件 そこにいたるまでの経緯 背景 関連するアジェンダ・できごと 今回の提案で実現したいこと 目的 目標 提案詳細 詳細内容 スケジュール 金額 課題・リスク 得られる効果 備考 4. 関連資料 ▶▶【📅資料】提案書.pptx はこちら ▶▶【📝記事】ニーズの変化を確認するコツ はこちら ▶▶【📝記事】関係者の洗い出しとキーパーソン特定のコツ はこちら

有意義な1on1のコツ

目次 1on1の効果とポイント 1on1で気を付けるべき事例とその対策 関連資料 1. 1on1の効果とポイント 1on1とは、上司と部下が定期的に1対1で行う対話の場のことです。 毎週または隔週に1度、30分程度が目安となります。 1on1で期待できる効果 コミュニケーション活性化・信頼関係の構築 部下の成長支援・促進 問題の早期発見・解決 業務の課題やモチベーション低下などの兆候を早期把握 エンゲージメントの向上 1on1を実施する際のPoint 定期的な時間を確保すること 継続すること(常にあることが、部下への安心感や信頼感を与える) スタンスは部下のため（上司が指導や評価を行う場ではなく、部下の意見を傾聴し支援する場とする） 1on1は、上司が指導や評価を行う場ではなく、部下の意見を傾聴し支援する場にしましょう。 通常のミーティングや会議とは異なり、相手となる部下１人のためだけに確保された時間です。 そのため、部下側は多忙なことの多い上司へ普段相談したくても相談できなかったことや、 個人的に抱えている悩みを打ち明ける、自分が目指していることを聞いてもらう、知ってもらうなど様々なテーマで対話しましょう。 2. 1on1で気を付けるべき事例とその対策 1on1のミーティングでの好ましくない事例とその対策についてです。1on1は職場コミュニケーションのための意義ある手段である一方、本来の機能や役割を見失い、形だけ実施していることが散見されます。 ここでは、1on1の好ましくない事例と対策案を紹介します。 パターンその①：会話が少ない1on1 何を話したらいいのかお互い分からず、ただ時が流れるのを待つのみ。 しびれを切らした管理者が「なんか話すことない？」と無理やり話題を探る。 このようなことが何回か続いたときは、事前にテーマを決めて伝えて準備をしておきましょう。 テーマとなる書籍やインターネットの記事などを事前に共有するのもよいでしょう。 パターンその②：管理者リサイタルな1on1 管理者がメンバーに一方的に説教をし持論を述べる、いわばリサイタル状態の1on1。 これが常態化すると、メンバーには心理的安全性が生まれにくく、自己開示しにくくなってしまいます。 このように一方的な話に終始しているときは、相手の意見を引き出すための傾聴スキルや、 物事を前に進めるためのファシリテーションスキルが足りていません。 人によっては問いかけをされてから、意見がまとまるまでに時間がかかる人もいます。 1on1ミーティングの時間内だけで相手の意見を無理に引き出そうとせず、初回の1on1ではテーマの設定や問いかけのみを行い、 相手の意見や答えを求めるのは翌週にするなど、無理にその場で結論や成果を出そうとしない姿勢も必要です。 パターンその③：愚痴大会 ただ不平・不満を述べただけで終わってしまう、雑談や世間話だけで盛り上がる1on1。 たまには雑談だけの1on1も有意義ではあるものの、毎回雑談で終わってしまうのはあまり好ましくありません。 このようなことが何回か続く場合は、視点が固定化されて話を建設的に広げられていません。 一対一が基本であるものの、時にコミュニケーションを活性化するために、ファシリテーター役に加わってもらい、新たな視点を投げ込んでもらい、進行を支援してもらうのも前向きな解決策です。 3. 関連資料 ▶▶【📅フォーマット】面談スケジュール.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】メンバーコミュニケーション(1on1)の質の向上.pptx はこちら

相互理解を向上させるには？

目次 相互理解の必要性 プロフィールシートの作成 キックオフミーティング・役割期待の共有 関連資料 1. 相互理解の必要性 一人ひとりではたらいている時よりも、より大きな成果を生み出すために、チームで協力関係を築いていきましょう。 協力関係を築くには、チームメンバー同士、お互いを知ることがとても大切です。 自分自身のこれまでの経験や持っているスキルを相互に伝えておくと、何か困った時にお互い手助けしやすくなります。 また、制約事項（家庭の事情で就業時間に制限がある など）を、チームメンバーに自身のことを知っておいてもらうことで、 安心して仕事に臨むことができます。 さらにはお互いの考え方や価値観などの内面的なことも知っておくと、 どんな時・誰に相談すれば良いか分かりやすくなり、仕事の連携もスムーズに行きやすくなります。 特にチーム発足時、あるいは新たなメンバーの加入時には、 互いのことを理解する絶好のチャンスです。都度以下のような機会を設けましょう。 プロフィールシートの作成 キックオフミーティングの実施・チームミーティングで役割期待の共有 この後の項目で1つずつ解説していきます。 2. プロフィールシートの作成 お互いを理解するために、まずは自己開示（自分の情報を伝えること）を行うことを心掛けましょう。 自分自身のパーソナリティを簡潔に相手へ伝えられる様に、プロフィートシートを作成して伝えるべき事を整理しておくと良いでしょう。 Point プロフィールシートは、志向性・スキル／経験・制約といった情報を整理し相手に伝えるだけでなく、 少しプライベートな内容を記載することで話題のきっかけ作りとなり、コミュニケーションを円滑になりやすいです。 Point プロフィールシートの作成は、自分自身の棚卸の効果もあるため、定期的に整理することで自分自身の変化に気付けるようになります。 見直しした際に、キャリア志向性がアップデートした場合はチームメンバーに共有しましょう。 Point もう一歩踏み込んで仕事の価値観や、どんなことを言われると嫌か、何に感動するか などを 伝えることで自己開示（自分を理解してもらう）に繋がります。 例えば、自分がどんな時に「うれしい」または「不快」と感じることを伝え、あらかじめチームに知っておいていただくことも有効です。 ▼どんな時に「うれしい」「不快」と感じるかの例 3. キックオフミーティング・役割期待の共有 キックオフミーティングはチームの発足時や、期の変わり目に行いましょう。以下はキックオフのアジェンダの例です。 キックオフのアジェンダ例 チームの目標の共有 活動計画、体制などの共有 お互いを知るコンテンツ（自己紹介や相互理解のためのワーク等） 人は、自身に何が期待されているかを認識することで、やりがいをもって仕事に臨むことができます。 そのため、チームへの加入時、あるいは期の初めの役割の再設計時には、相手へ期待している内容をしっかりと伝えることが大切です。 また、役割を設定する際には、本人自身が何を望んでいるか、志向性を把握した上で極力それにマッチするよう検討しましょう。 Point チームの立ち上げ時や、新たなチームメンバーの参画時には、上司の方は必ずチームの目的・目標・課題背景を伝えた上で、「なぜこの役割を〇〇さんにお願いするのか」という相手に対しての役割期待を伝えるようにしてください。 その際に、これまでに把握していた該当のメンバーの志向性と、今後依頼する役割がどのように関連してくるのか、つまり、この役割・経験が将来的に目指している仕事にどう繋がるか を共有しましょう。 そうすることでメンバーのモチベーションを高め、さらなる成果に繋がりやすくなります。 また、チームの発足時には、先述のような上司から部下の期待だけでなく、 相互理解した内容に基づいて、お互いに期待することも対話しておくと良いでしょう。 例 佐藤さんは、資料作成が得意だから困った時は助けて欲しい 鈴木さんは、システム関係が得意だからフィードバックをしてくれるとありがたい など 伝え合っておくのも良いでしょう。 Tips 期待を伝えるコツ メンバーの意欲を高めるために、期待を伝える時は時間軸を意識しましょう。 ＜ポイント＞ 過去（メンバーが以前に話していたこと） 現在（直面している状況と、対象メンバーにお願いしている理由） 将来（メンバーにとって想定されるメリット） ＜例：具体的な伝え方＞ 「Aさんは以前、●●がやってみたいと言っていたよね。（過去） 今このプロジェクトで▲▲に取り組んでもらいたい理由は、Aさんの強みである□□が活かせると思うからなんだ。（現在） この経験を通じて、●●に繋がるスキルがさらに磨けると思うよ。（将来）」 4. 関連資料 ▶▶【🎥解説動画】コミュニケーションプランフォーマット はこちら

主体的な目標設定と合意形成

目次 目標決定のプロセス 関係者との対話と合意形成 関連資料 1. 目標決定のプロセス 目標の決定プロセスは様々あります。「チームで話し合って決める」という以外にも、一方的に顧客や上位組織から目標が通知される（降りてくる）ことも多くありますが、ただ目標が通知されるのを待っているのは良くありません。 目標が決定するまでの過程で、自チームから関係者に対して能動的に提案をしていくことが大事です。 これまでの自分たちの活動の振り返りを元に現状を分析し、関係者の今後目指すことに対して、目標案を提示しましょう。 2. 関係者との対話と合意形成 関係者との意向と異なる場合、相違点や相違の背景を対話により明らかにしていけば、折衷案を出すこと等も可能です。 何よりチーム自身で検討することで、顧客や業務への理解が深まり、結果、主体的に業務に関わっていくことができます。 そして、最終的には目標を関係者としっかり合意しましょう。実は、目標をたてることと同じくらい合意することは大切です。期初やチームを始める最初の段階で、ゴールとなる目標を双方で確認、そして合意ができると良いでしょう。 合意した内容は資料や会議議事録などによって書面に残し、できる限り目標は数値化(KPI化)しておくことで、その後の認識齟齬や「言った、言わない」を防ぐことになり、円滑に仕事を進めることができます。 3. 関連資料 ▶▶【🎥動画】How to 目標設定 はこちら ▶▶【📝記事】目標を設定するコツ はこちら

コミュニケーションの仕組み化

目次 コミュニケーションの仕組み化 関係性を深めるために必要なこと 関連資料 1. コミュニケーションの仕組み化 コミュニケーションを仕組み化するために、”コミュニケーションプラン”を作成していきましょう。 コミュニケーションプランとは、仕事をスムーズに進めるために、対話の機会をあらかじめ計画し確保しておくことですので、 対話の内容により頻度や手法が変わってきます。 コミュニケーションプランを作成するために、「目的(内容)」「頻度」「手法」の3 つの事柄に分けて考えましょう。 コミュニケーションプラン作成のために考えるべきこと 目的(内容) 何を会話したいか？ 「意見交換、相談、連絡、報告、承認」 頻度 どれくらい会話したいか？ 「定期、不定期」 手法 どのように行いたいか？ 「メール、チャット、対面、会議体」 コミュニケーションプラン作成時に注意すべきこと チームの組成時やプロジェクトの発足時には、関係者間で勘違いや認識ズレが発生しやすい時期ですので決定的なすれ違いによるリスクを低減するためにも、日次でのミーティングを設定しましょう。 決裁者など活動のカギを握る主要な関係者が参加される会議については、あらかじめ数ヵ月先まで定期的な接点を確保しましょう。 これは何かが起こってから、急に予定を確保しようとすると調整が難しいことが多いので、 情報交換や意思決定の遅れによるリスクを低減するためです。 （何か問題や会話したいことが発生した場合に、急にスケジュールを空けていただくよう調整するよりあらかじめ予定を確保し不要な場合にキャンセルする方が、相手への負担が少なく親切です。） 予定をキャンセルする際には、 「今週の会議で課題は解決したため来週までに追加のアジェンダがなければ次週定例はキャンセルします」など 理由をお伝えし、適宜関係者に連携を行いましょう 2. 関係性を深めるために効果的なこと 人との関係性はコミュニケーションの量に比例すると言われています。 チームの組成時やプロジェクト発足時などでは、関係性を深めるために頻度を高く対話することを意識しましょう。 また話し下手の方であっても、会う回数や相手の視界に入るだけ関係性を深める効果があります。 Tips ザイアンスの法則 人が人に好感を持ち始める時は、話す内容や時間の長さは関係なく 実際に会う回数が多い人物であればあるほど好感を持ちやすい 加えて、日常的な接点だけではなく、より深い関係性を構築するためには普段とは別の交流の場を設けるとより効果的です。 交流会の例 仕事が一段落したタイミングでの「慰労会(打ち上げ)」 関係者の入れ替わりが発生したタイミングでの「歓送迎会」 新たなお付き合いを始める際の「交流会」 昨今は、対面での宴会を控える風潮もありますので、その場合はランチ会や業務時間内での振り返り会などを企画してみましょう。 3. 関連資料 ▶▶【🎥動画】コミュニケーションプランフォーマット はこちら 【📝記事】会議の生産性を高めるには はこちら

仕事中のもやもやを軽くする！セルフマネジメントのコツ6選

仕事中、ふと湧き上がる焦り、不安、イライラ、落ち込み…。 そんな感情に振り回されてしまうこと、ありませんか？ これらをうまくコントロールできないと、集中力が切れたり、 周囲との関係がぎくしゃくしたり、時には大事な判断を誤ってしまうことも。 でも、逆に感情を上手に整えることができれば、仕事は驚くほどスムーズに進みます！ 今回は、「自分を整える力」を高めるためのセルフコントロール術を6つご紹介！ どれも“仕事中によくあるモヤモヤ”に寄り添った実践的な内容ばかりです。 自分に合いそうなものからぜひ試してみてください！ 〈目次〉 感情に振り回されてしまう 一人で抱え込んでしまう 調子がでない・維持できない 仕事に役立つノウハウ動画一覧 感情に振り回されてしまう コンテンツ ※リンク先へは画像をクリック 概要・ポイント 「なかなか成果がでなくて、落ち込む…」 ▶︎「自分なんて…」と落ち込むとき、どう乗り越えていますか？ この動画では、自己肯定感が下がったときのリアルな悩みに、 経験者たちが優しく寄り添いながら答えています。 誰かに話す、得意な仕事に取り組む、歩く… 無理せずできる対処法をさまざまな視点からご紹介。 「仕事中、イライラが収まらない…」 ▶仕事中、イライラしたときどのように気持ちを切り替えていますか？ この動画では、感情を整理する“書き出し”や、信頼できる人との対話、ポジティブな会話の力など、イライラを収めたいときに実践しやすいヒントを紹介。 イライラとうまく付き合うための“メタ認知”のコツもお届けします。 一人で抱え込んでしまう コンテンツ ※リンク先へは画像をクリック 概要・ポイント 「自分一人でやりきりたくて人に頼れない…」 ▶︎「期待されているからこそ、頼れない…」そんな葛藤ありませんか？ 頑張りたい気持ちが強いほど、協力を仰ぐことにためらいを感じてしまう。 この動画では、“考える仕事”と“手を動かす仕事”の分解や、チームで困りごとを共有する工夫など、協力を仰ぎやすくなるヒントを紹介。 頑張りたい気持ちを大切にしながら、 無理なく助けを求める方法が見つかるはずです！ 調子が出ない・維持できない コンテンツ ※リンク先へは画像をクリック 概要・ポイント 「休み明け、エンジンがかからない…」 ▶長期休暇後に訪れる、社会人の“あるある”な悩みに向き合う”ヒント”。 ストロングモードとソフトモード、2つのモードの切り替え術で自分のコンディションに合った立ち上がり方をご紹介。 休暇前の仕込みや、初日の過ごし方の工夫を知ることでエンジンがかからない自分を責めすぎず、ちょっと前向きになれる動画です。 「調子がいいときが続かない…」 ▶調子がでないときこそ見直したい 自分の“勝ちパターン”。 この動画では、調子が良かった時期を振り返り、再現するためのヒントを紹介します。 環境・時間帯・相手など、調子の良さを支える要素を整理しながら、キャパ超えを防ぐ工夫や、前向きな振り返りの進め方を知ることができます。 「気持ちの切り替えがうまくできない…」 ▶できないことばかりが目について、 気持ちが切り替えられないことありませんか？ そんなときこそ、自分の“良いところ”を見つける工夫や、励ましてくれる人との対話が大切。 この動画では、落ち込んだ気持ちから回復するためのセルフマネジメントのヒントを紹介します。 今回ご紹介したもの以外にも、COROPS WEBには、 仕事に役立つノウハウ動画がたくさん揃っています！ 「こんな解決方法がったのか」がきっと見つかるはず。 ぜひ、他の動画もチェックしてみてください！ ▶▶仕事に役立つノウハウ動画一覧📚 関連記事 ▶▶【8月特集】相手の意見が素直に聞けなくなるとき、どうしたら良い？

受け手がすぐに動いてくれるメールのチェック項目

目次 メール作成前の基本チェック 本文構成と表現の工夫 依頼を受けるときや送信後の対応 関連資料 1. メール作成前の基本チェック メールは、全ての方が毎日利用する連絡手段です。 COROPSでは、セキュリティ観点でのチェック項目はありますが、このコンテンツでは受け手の時間効率を意識したチェック項目を紹介します。 Point 受け手にとって読みやすく、次の行動に移りやすいメールであるかどうか？ 文章を作成しているときは、自分が伝えたいことに集中するため、受け手側の視点が抜けがちになります。 作り終わって、即送信するのではなく、一度以下のポイントを参考にチェックをしてみてください。 2. 本文構成と表現の工夫 ▼件名 ①メールの内容を要約している件名になっているか × 「先日はありがとうございました。」、「〇〇の件で相談があります」など、 挨拶だけや、端的に書かれておらず、タイトルからメールの内容が推測できない。 ○ ●月度月次MTGの日程調整について / ■■施策推進の臨時体制案について ▼本文 【構成】 ②「1メール＝1用件」が守られているか × 「ある施策についての相談事項＋来月の休暇調整」。 2つ以上の用件が書かれている。 〇 用件ごとに分けてメールをするようにしましょう。 ③結論、要約、主要メッセージが冒頭に示せているか × 「まず1つ目は〇〇です。次に、、、最後に」 このように書かれると、受け手は最後まで読まないと全容を掴めません。 ○ 「■■施策推進の臨時体制案についての相談となります。確認事項は○点です。」 最初に用件が書かれていると読みやすくなります。 今回の例では、3点に対して返信すればよいとわかります。 【文章】 ④複数の要件がある場合は、箇条書きで分かりやすく記載されているか × 「明日の12時のMTGまでに、アンケートの集計をお願いいたします。 資料は5部印刷をしておいてください。会議室の予約もお願いいたします。」 依頼事項が文章になっていると、かなり読みづらいです。 ○ 「明日の12時のMTGまでに、以下3点をお願いいたします。 ▼お願い事項 1 アンケートの集計 2 資料の印刷(5部) 3 会議室の予約 」 このように箇条書きにすることで、相手側も理解しやすくなります。 ⑤「相手が行動しやすい」ように具体的な内容を書いているか × 「意見交換の準備をしておいてください。」 これだけの内容では、曖昧な表現で、受け手側は何をすればよいかが分かりません。 〇 「■■に対するあなたの評価(良い点、改善すべき点)を、 事前にそれぞれ1つずつお考えをまとめておいてください」 具体的な行動を記載することで、受け手にやってほしいことを正しく伝えることが出来ます。 × 「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。よろしくお願いいたします。」 意思を伝えることは大切です。 しかしこれだけの内容では、次は日程はいつにするか？と相手に考えさせることになり、 返信がしづらくなります。 〇 「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。 日程候補日 ●月●日(●) ●時 ■月■日(■) ■時 」 このように一歩踏み込み候補日を記載すると、 相手側にも「この人は議論をしたいんだな」ということが伝わります。 さらに、具体的な日程があることで、 「この日は空いている」「別日程がよい」など、相手側もレスポンスをしやすくなります。 × 「チラシの草案をお送りします。ご確認お願いいたします。 気になる点がありましたら、ご連絡お願いいたします。」 この草案に対して何を確認すればよいのか？相手に考えさせてしまうと、 それだけ時間をロスすることに繋がります。 〇 「チラシの草案をお送りします。以下の点をご確認いただき、修正点があればお知らせください。 確認事項 1 商品名 2 価格 3 カラー 」 具体的に見てほしい点を記載することで、相手も何をすればよいのかわかりやすくなります。 ⑥端的な文章になっているか。意味が分かる文章で書かれているか × 複数の文章を「・・で」、「ですが、」などで繋ぎ、1文章が長くなっている。 「OJT研修資料のレビューをしていただき、具体的な例えが少ないことが分かったので、 受け手の理解を深めるために具体的な事例を書いていこうと思ったのですが、 体験した経験がなく悩んでいます。」 〇 「OJT研修資料に記載したい具体的な事例を考えられず、悩んでいます。 先日、資料のレビューをしていただきました。結果、定義の解説が多く、 具体的な例えが少ないことが分かりました。 受け手の理解を深めるために、具体的な事例を加筆したいのですが、 自分が体験した経験がなく、困っています。」 ⑦具体的な期日を書いているか × いつまでにレスポンスが欲しいのか、具体的な日時を記載がないことが多いです。 〇 いつまでに、ということを明確に記載をしましょう。 一方で、明日中にやってほしいことなどを、突然メールで一方的に連絡しても、 相手も急すぎる依頼には動けません。 電話の一報を入れたり、チャットツールなどを使うなど、 メール以外のフォローをするようにして下さい。 ⑧定量的な表現を使えているか、同じ意味の固有名詞は1つに統一されているか × 「多い」「少ない」「少し」など曖昧な表現が使われる。 「MGR」「マネージャー」「マネジャー」、「ミーティング」「MT」「MTG」など。 ○ 定量的にわかりやすく表す、表記は統一させることで、文章全体が読みやすくなります。 ⑨誤字、脱字はないか × 「てにをは」の使い方の誤り、「部長様などの二重敬称」、間違えやすい苗字など ○ 敬称については、「様」で統一すると、誤って役職を誤る心配もなくなります。 苗字については、サイトウさん、タカヤマさんという表記は、 「齋藤、斎藤、齊藤、斉藤」、「高山、髙山」といくつかあります。 当たり前ですが、大変失礼に当たりますので、 間違えないように署名などから、コピペすることをおススメします。 この9つのポイントで、送信する前に、一度見直しをしてみてください。 3. 依頼を受けるときや送信後の対応 レスポンスのスピード(依頼を受けるとき)顧客、協力会社、同僚、上司などから同じように相談/依頼を受ける際は、レスポンスの時間を短くするようにし、特に顧客とのやり取りは、早めのレスポンスを意識してください。全て1時間以内に即レスする必要はありません。慌てて即レスすることで、間違った判断をしてしまうこともあります。最低でも同じ営業日の中でのレスポンスを心がけましょう。 リマインド(送信後の対応)大勢に依頼をしているようなケースでは、件名に【リマインド】等を付与して、分かりやすくする工夫を行います。少数に依頼しているようなケースでは、個別にリマインドを送った方が確実です。さらにこの場合は、いつまでに返信が欲しい、というわかりきったことを書くべきではありません。相手が行動に移しやすいように、具体的な内容を記載しましょう。・不明点、分からない点などがあれば遠慮なく連絡してほしい・メールでの返信が難しければ、別の方法でもよい(電話/チャットなど)このようにフォローをすることで、受け手側も次の行動に移しやすくなります。 4. 関連資料 ▶▶【🎥動画】依頼する時のコツ はこちら

テレワーク下でのコミュニケーション強化

目次 テレワーク下のコミュニケーション課題 雑談の重要性と工夫 関連資料 1. テレワーク下のコミュニケーション課題 テレワーク下では、リアルでのコミュニケーションと比較すると、頻度は下がります。 チーム内での周囲とのメンバーとの関係性がある場合は、業務上での相談がまだ出来ますが、そういった関係性が出来ていないと、相談がしにくくなります。 2. 雑談の重要性と工夫 関係性を築いていくには、雑談は重要ですが、テレワーク下では、雑談は意図的にすることが大切です。 いくつか事例を紹介しますので、自分のチームに合うものを取り入れ、チーム内の関係性を高めていきましょう。 雑談のタイミングとルールづくり 日中の業務時間帯に突然雑談をし始めても、相手側は仕事に集中していて邪魔されることを嫌がる場合があります。 更にテレワークでは相手が何をしているのか、状況も見えづらいです。 気軽に雑談が出来るようには、定期的な時間枠を設けて自然とそういった会話を行えるようにしておくことが大切です。 集まりやすい時間帯は、業務スタート時、ランチ時、夕方など、業務が始まる前や後などが候補となります。 特に、業務スタート前は、相手のコンディションなどを察知出来る機会にもなり、業務調整等を行う1つの判断材料にもなりますので、お勧めです。 枠を設けられない場合は、例えばチームMTGの冒頭5分は、必ず雑談するルールを決めて運用するのもよいです。 常時接続による雑談環境の整備 他のやり方としては、チームで意見交換をした上で仕組み化すべきですが、気軽にすぐにコミュニケーションを取れるように、zoomやteamsなど、オンライン通話を常時接続にするというやり方もあります。 常時接続は、雑談だけでなく、業務中のコミュニケーションを円滑にします。すぐに声を掛けられる環境があると、相談する側のハードルが下がり、問題解決もスムーズに進みます。 オンライン以外のコミュニケーション機会 最後に、オンライン上での仕組み以外でのやり方ですが、リアルタイムで定期的にコミュニケーションが取れる機会を設けることも検討してみ下さい。 実際に顔を見ながらコミュニケーションを取る場合は、情報量が全く違うことに改めて気づかされます。テレワークが中心になっている場合は、週や月に1度など、状況に合わせて検討してみてください。 3. 関連資料 ▶▶【📝記事】コミュニケーションの仕組み化 はこちら ▶▶【🎥動画】相談しにくいチームの状況を変えたい はこちら

関係者と認識ズレを防ぐ方法

目次 認識ズレが起きる理由 認識ズレを防ぐには 関連資料 1. 認識ズレが起きる理由 仕事をする中で、様々な方と関わると認識ズレが発生してしまうことは日常茶飯事かと思います。 みなさんご存じのことかと思いますが、関係者間での認識ズレを防ぐことで仕事は進めやすくなります。 ここでは、どんなことを意識すると認識ズレが起きないのか考えてみましょう。 以下の3点を前提に考えておくと、認識ズレを防ぎやすくなります。 Point 職位階層によって視点は異なる 立場の違いにより視点は異なるため、同じ事象を対応していても重要だと思うポイントが異なります。 そのため、普段やりとりしている関係者と、意思決定する関係者とが異なる場合は、 意思決定する関係者の意向や考えを押さえに行く必要があります。 しかし、やりとりしている方が担当者であるのに、急に部長に連絡を取るなどの階層を飛ばしたコミュニケーションは相手の方にとって心象が良くないことが多くあるため、 意思決定する関係者と連携を取る場合は、意識的に注意して接点を持つようにしましょう。 Point② 相手が必ずしも本音を言っているとは限らない 様々な理由から、会議などの場で全員が本音を言っているわけではないかもしれません。 また、会議で発言をしていないから（反対意見を言わなかったから）といって、意見に賛成しているとは限りません。 そのため、会議などオフィシャルな場での発言内容だけでなく、必要であれば別の場で「実際のところ…」と確認をすることや、会議の場でもあえて「◎◎さん、いかがですか」と振ってみるなど、考えを引き出す工夫をしましょう。 Point③ みんなが同じ考えとは思わない、一人の意見を鵜呑みにしない ミーティングなどでは発言者の視点や利害に基づいて意見を言う場合も多いため、会議で発言されることだけが正しいとは限りません。 できるだけ耳にした一次情報について、他の人などにも確認するようにしましょう。 全ての一次情報を確認することは現実的に不可能だとしても、「もしかしたら違うかも…」という視点を持っておくことが大切です。 また、外から見ると部門内で認識が統一されているものと思い込みがちですが、 実際には、部門内は必ずしも一枚岩とは限らないもので、部内でも情報が共有されていないことが多々あります。 誰か特定の人物が発言したことが、その部門全体の共通見解とは思わないように、できるだけ関係者全体の意見を把握を意識しましょう。 2. 認識ズレを防ぐには ここからはどんなことを意識すると認識ズレが起きにくいのかをお伝えします。 Point① 小さな変化を察知し、背景を理解する 関係者の変化の背景にはニーズの変化など重要な事柄が含まれる可能性があるため、 より早くキャッチアップすることでチームの仕事をより良い方向に軌道修正することができます。 ニーズの変化を察知するポイントは 以下のような違和感を察知した場合、ニーズに変化が出ている可能性があります 定例会の参加率が減ったり、メールの返信がなかなか来なくなるなど、忙しそうな様子 急に具体的な指示が出るようになった、発言の内容が以前と変わるなど 相手の違和感を察知した場合は、いきなりずけずけと聞かず、定期的なコミュニケーションの中で「自分はこう感じているが、合っているか？」と確認し、 合っていればその理由を確認しましょう。 Point② 信頼関係を築く 認識ズレを防ぐコミュニケーションの第一歩は能動的に相手に投げかけることです。 例え少しずつであっても相手の期待していること以上の成果を出し、スピーディーに応えることを続けると 徐々にこちらを信頼してもらえ、より重要な依頼や本音を開示してくれるようになります。 3. 関連資料 【📝記事】関係者の洗い出しとキーパーソン特定のコツ はこちら