コミュニケーションの仕組み化

目次 コミュニケーションの仕組み化 関係性を深めるために必要なこと 関連資料 1. コミュニケーションの仕組み化 コミュニケーションを仕組み化するために、”コミュニケーションプラン”を作成していきましょう。 コミュニケーションプランとは、仕事をスムーズに進めるために、対話の機会をあらかじめ計画し確保しておくことですので、 対話の内容により頻度や手法が変わってきます。 コミュニケーションプランを作成するために、「目的(内容)」「頻度」「手法」の3 つの事柄に分けて考えましょう。 コミュニケーションプラン作成のために考えるべきこと 目的(内容) 何を会話したいか？ 「意見交換、相談、連絡、報告、承認」 頻度 どれくらい会話したいか？ 「定期、不定期」 手法 どのように行いたいか？ 「メール、チャット、対面、会議体」 コミュニケーションプラン作成時に注意すべきこと チームの組成時やプロジェクトの発足時には、関係者間で勘違いや認識ズレが発生しやすい時期ですので決定的なすれ違いによるリスクを低減するためにも、日次でのミーティングを設定しましょう。 決裁者など活動のカギを握る主要な関係者が参加される会議については、あらかじめ数ヵ月先まで定期的な接点を確保しましょう。 これは何かが起こってから、急に予定を確保しようとすると調整が難しいことが多いので、 情報交換や意思決定の遅れによるリスクを低減するためです。 （何か問題や会話したいことが発生した場合に、急にスケジュールを空けていただくよう調整するよりあらかじめ予定を確保し不要な場合にキャンセルする方が、相手への負担が少なく親切です。） 予定をキャンセルする際には、 「今週の会議で課題は解決したため来週までに追加のアジェンダがなければ次週定例はキャンセルします」など 理由をお伝えし、適宜関係者に連携を行いましょう 2. 関係性を深めるために効果的なこと 人との関係性はコミュニケーションの量に比例すると言われています。 チームの組成時やプロジェクト発足時などでは、関係性を深めるために頻度を高く対話することを意識しましょう。 また話し下手の方であっても、会う回数や相手の視界に入るだけ関係性を深める効果があります。 Tips ザイアンスの法則 人が人に好感を持ち始める時は、話す内容や時間の長さは関係なく 実際に会う回数が多い人物であればあるほど好感を持ちやすい 加えて、日常的な接点だけではなく、より深い関係性を構築するためには普段とは別の交流の場を設けるとより効果的です。 交流会の例 仕事が一段落したタイミングでの「慰労会(打ち上げ)」 関係者の入れ替わりが発生したタイミングでの「歓送迎会」 新たなお付き合いを始める際の「交流会」 昨今は、対面での宴会を控える風潮もありますので、その場合はランチ会や業務時間内での振り返り会などを企画してみましょう。 3. 関連資料 ▶▶【🎥動画】コミュニケーションプランフォーマット はこちら 【📝記事】会議の生産性を高めるには はこちら

【12月特集】業務も大掃除！今年中に業務を整頓するコツ

12月といえば、年末に向けて大掃除をする時期ですね。 今年は家庭だけではなく、仕事でも業務の整理や棚卸しをして大掃除をしませんか？ 今回は、「家庭も仕事もすっきりと新年を迎える為に使えるコンテンツ」をご紹介します！ 目次 なぜこの時期に業務整理をするのか？ 整理するべき３つのこと 計画・プロセス・ナレッジ 関連資料 1. なぜこの時期に業務整理をするのか？ 皆さんは新年に仕事をするとき、こんなことに困ることはありませんか？ 「年末バタバタして仕事が片付かないまま長期休暇に入り、なんとなく心が落ち着かないまま休みを過ごす」 「年明けに、まず何からやるかを考えて、それから仕事に取り掛かるためエンジンがかかるまでに時間がかかる」 今年の年末こそは業務整理を行い、すっきりとした気分で休暇を満喫し、 年明けからもスムーズに効率良く仕事を始めたいですね。 それではここからは、どんな項目を整理すれば良いかを考えていきましょう。 2. 整理するべき３つのこと 年末までに整理するべきことは、計画・プロセス・ナレッジです。 ここから、それぞれ何を整理したら良いのかをお伝えしていきます。 計画 チーム全体の計画について進捗を確認し、来期の計画に反映させておくと、年始に取るべきアクションが明確になり効率が上がります。 計画は立てていても、なかなか予定通りには進めるのは難しいですよね。 計画通りに進んでいない場合でも、年明けからしっかり軌道修正するために、計画の振り返り方法を行いましょう。 概要 計画を見直すには、どのようなデータを振り返り、 どのような点に注意して見直しを行うと良いのかをご紹介します。 ▶▶【📝記事】計画の見直しをするには？ はこちら おすすめ 関連情報 年明けから、新たなスタートを切ろうとしている方はいらっしゃいますか？ 新たな計画を立て、それを周りの人に理解・共感してもらうために 一からスケジュール表を作成するのは意外と手間がかかりますよね。 そんな皆さまへ、複数の型をまとめたマスタースケジュールを用意しました。 新しいチャレンジをする際、少しでも時短に貢献できましたら幸いです。 ▶▶【🎥解説動画】計画フォーマット はこちら ▶▶【📅フォーマット】マスタースケジュール.pptx はこちら プロセス 年末は、普段業務に集中して見過ごしていたことも、少し俯瞰して見直してみると良いです。 例えば、今やっている一連の業務に改善できる部分は無いか。業務で使っているドキュメントはアップデートがされているかなど、 年始になると改善したかった点も、思い出すまでに少し時間がかかる可能性がありますので、 年明けから効率良く業務を進めるために、できるだけ年末に洗い出し片付けておきましょう。 概要 業務プロセスを整理しないと、どんな問題が起きるのか？ またプロセスの整理は何から始めれば良いのかをご紹介します。 ▶▶【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら おすすめ 関連情報 業務プロセスを整理する際、「どこから手を付けて良いか分からない」ということがよくあると思います。 当社独自のフレームワークによるENCRSでチーム一丸となって業務のムダを改善するやり方をご紹介します。 ▶▶【🎥解説動画】ENCRSで業務のムダを改善する はこちら ▶▶【📅資料】ENCRSで業務のムダを改善する.pptx はこちら ※資料(.pptx版)は、活用するためのチェックリストがダウンロードできるため すぐに活用いただけます。 ナレッジ 日々業務をしているとナレッジや資料の保存場所が散らかりがちです。 年末に整理をしておき、業務がしやすい環境で気持ち良く新年をスタートさせましょう。 概要 日々忙しいと、とにかく書き残すだけになってしまったナレッジ。 実際に業務に活用できていますか？ どのように整理すれば、チームメンバーがより活用しやすいナレッジになるのかをご紹介します。 ▶▶【📝記事】ナレッジを整理するには？ はこちら おすすめ 関連情報 COROPSにいただくお悩みとして、よく伺うのは、 「ナレッジを整理をしたいが、目の前の業務に精一杯で時間に余裕がない！」という相談です。 このコンテンツでは、時間に余裕を作るにはどうしたらいいのか？について対話しています。 ▶▶【🎥動画】時間の余裕がない はこちら 最後に 12月は、普段後回しにしてしまいがちな、業務の整理と棚卸しを行うのに絶好のチャンスです。 年末に業務をすっきりと整理整頓し、新年をスムーズにスタートさせましょう。 COROPS WEBでは、有益なコンテンツを無料で発信しています。 周りに仕事の進め方にお困りな方がいらっしゃいましたら、ぜひCOROPS WEBをご紹介ください。 それでは、次回の特集記事でお会いしましょう！ 3. 関連資料 ▶▶【🎥動画】長期休暇後のエンジンのかけ方 はこちら ▶▶【🎥解説動画】タスク管理表 はこちら ▶▶【📅フォーマット】週次タスク管理表.xlsx はこちら

目標振り返り

目次 振り返りの視点：結果とプロセス 目標の妥当性と達成要因の検証 関連資料 1. 振り返りの視点：結果とプロセス 目標に対する振り返りは、結果だけでなく活動中の出来事も併せて振り返る事で、効果的な振り返りが出来ます。 例えば日報や議事録などを振り返ると、途中のプロセスや、そのときに考えていた事を思い出す事ができます。 結果だけでなく、プロセスも改めて見返してみると、新たな発見があることが良くあります。 2. 目標の妥当性と達成要因の検証 また振り返りをする際によく忘れがちなのは、目的達成のために目標そのものが効果的だったかどうかです。 目的を達成するためにもっとよい他のアプローチはないのか？を検討することで、新しい別の施策や、追うべき指標が見えてきます。 目標が先行指標であればあるほど、遅行指標を達成するための様々なアプローチがあるはずですので、この振り返りは効果が高いです。 また、目標そのものの難易度は適切だったのかも振り返りましょう。 達成率が高くても、実際は対象者やチームにとっては易しい設定だったのかもしれません。 目安としては、達成率が150%を超えるときは大概外的要因か目標自体が緩いかの可能性が高いです。 その場合、高い成果は生まれたかもしれませんが、個人やチームの成長には繋がっていません。 努力してギリギリ達成できる、ストレッチゴールを設定することが、個人やチームの成長に繋がります。 更に、達成している場合でも、その成功要因を振り返ることは重要です。 個人やチームがどのような努力をした結果達成しているのか。どんな困難があり、どう乗り越えてきたのか、実際は何かを犠牲にしていないか？このような事を振り返ることで、達成した要因を把握し、次へ活かすことが可能になります。 また、振り返った結果、外的要因で達成している場合もあります。そもそも自分たちでコントロール出来ないことに起因しているのであれば、自分たちがどれだけやっても達成していなかった可能性もあるため、目標設定に誤りがあったということです。このような場合も、次の目標を立てる際に必要な情報となりますので、達成している際も、振り返りをすることを忘れないようにしましょう。 3. 関連資料 ▶▶【📝記事】日常の振り返り術 はこちら

計画の見直しをするには？

目次 振り返り用のデータを揃える 予実差を確認し要因分析を行う 振り返りを次期計画に反映させる 関連資料 計画は、期初に立てたものから予定通り行かなかったり、時間がなく立てたきり見直しを忘れてしまうことがあるかもしれません。 ここでは、期末など定期的なタイミングで行う計画の見直しについて考えていきます。 まずは今期の振り返りをし、それぞれの要因と対策を検討し、来期計画に反映させていきましょう。 1. 振り返り用のデータを揃える 振り返りをするために参照するべきデータは様々ありますので、以下を参考に必要なデータを揃えてください。 自チームに関すること チーム目標の進捗、結果 メンバーの個人目標の進捗、結果 自組織に関連すること 自社の今期目標の進捗、結果 自社の来期方針 顧客に関連すること CSアンケート(顧客満足度調査等) 顧客組織の来期方針・キックオフ資料 ※CSアンケートについて CSアンケートは、内容だけを確認するのではなく、 可能であれば、顧客に対してフィードバック・ヒアリングの機会を持つことが望ましいです。 せっかく行った施策も、相手のニーズを満たしていなかったり、 伝わっていないと意味が薄れてしまいますので、この機会にすり合わせしておくと良いでしょう。 施策が顧客のニーズに合っているか、効果が伝わっているかを確認することで、施策の精度を高めることができます。 2. 予実差を確認し要因分析を行う 振り返りを行う際は、予実差（計画（予） と 実際の結果（実） の間に生じた差）を確認します。 単純に結果を評価するだけでは、なぜその結果になったかの要因が分からないため、 過程も振り返った上で「なぜその結果・予実差になったのか」を深掘りし、原因分析を行い次期活動計画へ反映します。 過程については時間が経つにつれて思い出しづらくなってきますので、 3か月に1回の振り返りを行って、その学びを可視化しましょう。 ＜以下、イラストの予実差から見る要因分析の例＞ 過程と結果 4月 プロジェクトを進める中で、人員が足りないと判断し2名増員 6月 育成計画でトラブル発生 7月 1か月延期を決定 要因 計画当初は、作業工数を見積り通りに進められることを想定していたが、実際は想定以上に●●の作業に複雑さが増したため増員。 増員時に育成を実施したが、新メンバーに合わせた習熟期間の考慮が漏れており遅延。 分析におけるポイントは全体を俯瞰して考えることです。 例えば成果が出なかった時に「やり方が悪かった」「能力が足りない」と短絡的に捉えるだけでなく、 「そもそも成果の基準が適正でない」「目的と手段が合致していないため、モチベーションに影響を与えている」など、様々な要因を見つけるために、俯瞰的な視点で見直すことが重要です。 Tips フィッシュボーン図を活用する 要因分析の手法としてフィッシュボーン図を活用してみましょう。 これは、問題解決や、成功要因の分析時に結果がどのようにしてもたらされたかを図式化して、 成功要因や、問題点をあぶり出すのに用いられます。 また、チーム間で要因の共通認識を持ちやすくするためにも有効です。 3. 振り返りを次期計画に反映する 振り返り・分析の結果をもとに、来期計画へ具体的に反映します。 新しい計画に合わせアクションプラン調整することで、よりチームの目標達成に近づきます。 改めて設定した計画については、チーム内に共有し、顧客とのすり合わせをしておくと チームのパフォーマンス向上が期待できます。 4. 関連資料 ▶▶【🎥解説動画】計画フォーマット はこちら ▶▶【📅フォーマット】マスタースケジュール.pptx はこちら ▶▶【📝記事】目標・施策の進捗確認をしよう はこちら

関係者の洗い出しとキーパーソン特定のコツ

目次 関係者の洗い出し 洗い出した情報をまとめる キーパーソンを特定する 関連資料 1. 関係者の洗い出し 円滑にコミュニケーションを取るためには、関係者を明確にすることが大切です。 関係者を把握した後は、理解を深めるために関係者それぞれの特徴を掴んでいきましょう。 関係者の洗い出し まずは以下の方たちを、チームに関係する関係者として洗い出ししていきます。 自チームが何らかの価値を提供している方々 自チームに対して何らかの価値をもらっている方々 自チームと協力している方々 Point 関係者の洗い出しは自分以外一人で考えず、周囲の意見も確認する 関係者を網羅できているかどうか不安な場合は、自チーム内の自分と異なる視点を持っていそうな人や、 他チームへも聞いてみるなど、広い視野で、可能な限り洗い出すことが大切です。 2. 洗い出した情報をまとめる 関係者の名前や部署、役職だけでなく、権限範囲や判断軸を把握しておくことで 円滑にコミュニケーションを取ることができます。 洗い出した関係者に関する情報は、一覧化や、関係者図などの図式化を行い、自チーム内で共通認識を持てるようにしていきます。 関係者について、把握しておきたい情報の一覧 ①最低限 把握したい情報 会社名、所属組織（部署名）、氏名、役職 ②追加で 把握したい情報 決裁者の場合 その人が持つ権限（決済可能な金額、即決できる事柄 など） 判断軸（コスト・品質等・納期など何を重視しているか） 特性、趣味思考（論理的、人間関係を重んじる、前例の有無や現実性を重視、斬新なアイデアを好む など） 協力者の場合 その人の経験 スキル タイプ（趣味、思考、好みや考え方 など） ※一覧化した後は、自チーム内で共通認識を持てるように、共有を行いましょう。 ※項目は必ずしも固定ではありません。関係する組織・部門の中に所属されている人の中から、 関係性が高い人の特性、その人の経験やスキル、チームに対する影響度・関心度など、必要に応じて項目を追加していきましょう。 3. キーパーソンを特定する キーパーソンとは、経験が長い・信頼が厚いなどにより、組織の意思決定に 大きな影響を持っている重要な人のことを意味します。 一般的には役職が上位の方をキーパーソンと想像しますが、 そうではないケースも少なくありません。 円滑に業務を行うために、キーパーソンを特定しチーム内で共通認識を持ちましょう。 キーパーソンの特長の一例 決裁者が最も信頼している人（実務上の判断を委ねている相手） 会議中に決裁者が一番意見を求める人 自チームにとって「耳が痛い」と感じるような鋭い質問をしてくる人 その場にはいないが名前がよく出てくる人 周囲が遠慮している、必ずその人の反応を気にする人。いわゆる気を遣う相手 4. 関連資料 ▶▶【🎥解説動画】体制図フォーマット はこちら ▶▶【📝記事】関係者と認識ズレを防ぐ方法 はこちら

ニーズを把握し提案するコツ

目次 ニーズを把握して深堀する 相手のニーズが変化した際に期待値を調整する 提案する時のコツ 関連資料 1. ニーズを把握して深堀する チームの目標を立てるためには、誰のどんな問題を解決するべきなのか、相手のニーズをより深く理解することが大切です。ここでは、ニーズをどのように把握・深堀し、どんな提案をしていくと目標が達成でき、より高い成果につなげられるのかを考えます。 ここからは、ニーズの把握・深堀を３ステップでお伝えします。 Step① 言葉にしてくれたニーズを拾う ニーズには、相手から伝えられた「顕在ニーズ」と相手も整理できていない「潜在ニーズ」があります。 まずは相手が、言葉にして伝えてくれた「顕在ニーズ」を捉えましょう。 Step② 顧客以外の関係者からもニーズを引き出す ニーズは顧客だけでなく、関係者全体から確認しておくと、あとで大幅な進め方変更が起こりづらくなります。 Step③ ニーズを確認と深堀 特に潜在ニーズについては、把握が難しいですが、以下のような方法で洗い出していくことができます。 ニーズ把握のやり方 ねらい 顧客ニーズをチーム内で仮説を立てて話し合う 普段の顧客との会話を元に、 「どんなことを求められているのか」 「どんな提案できると良いのか」 ニーズを仮説で考えてみます 顧客ニーズについて、チームメンバーがお互いどのような 認識を持っているか話し合うことで、新しい発見が生まれたり、 チーム内で認識をすり合わせる機会になります。 顧客とのニーズ会話用のミーティングを設定する 顧客との会議にあえて意見交換の時間を組み込みましょう。 アジェンダ例： (変更前)来期方針について (変更後)来期方針についてのディスカッション 今までの会話では話されていなかったことや、 新しく気づいたことなど 積極的に意見をいただける可能性が高まります。 また、課題に目を向け、改善について 意識を向けることができます。 複数の階層でニーズの相違点を押さえる 顧客の担当者・決裁者など、それぞれのニーズに 相違点があるかを考えてみます。 立場・役割・責任の違いによって視野に差があるため、 できる限り複数の階層からのニーズを把握することで、 ニーズをズレて捉えたまま業務を進めてしまうことを防げます。 2. 相手のニーズが変化した際に期待値を調整する ニーズが変化した際は、相手への期待値も変化することがあるため、相手の期待値とギャップがないかを確認し、期待値を調整してください。 期待値の変化例 前の依頼では完成度は80%で良かったが、今回は事情(背景)が変わったので、完成度100%を求められた 相手から異なる視座や視点が求められ、期待値ギャップも発生した Tips 期待値の変化を把握した際に対応すること 視座・視点の違いから生じる現状認識の違いがニーズと期待値ギャップの要因の場合は、お互いに現状と期待値を対話によってすり合わせること 必要に応じて当初の計画を柔軟に変更して期待値と調整を図ること⇒お互いに困っていることは可能な限り協力し合い乗り越えることで、その後の関係性を強める効果も期待できる 3. 提案する時のコツ 顧客の要件事項が断片的で全体が分からない時は、仮説を立てて確認する方法も有効です。 最初は精度が低くても、小さいことから仮説を立てて提案し、相手からの反応を見て、少しずつ考え直していくことで、 ニーズの深堀について精度を上げることができます。 Tips 情報が断片的なときは仮説で相手に聞く 以下、聞き方の例 「これまでのお話から、新商品の開発はターゲット顧客のニーズをより詳細に把握することが課題であると考えましたが、こちらは正しい理解でしょうか？」 「もし正しいようであれば、私たちがご提案できるのは、市場調査を通じたターゲット顧客の行動分析や、新商品のフィードバック収集です。この内容は、お求めのサポートに近いでしょうか？」 ニーズの把握・深堀ができたら、次はニーズを叶えるための提案を行います。きれいな提案資料を用意できても、伝わらなければ意味がありません。伝わる提案をするために、大切になるのは「骨子」です。4つのポイントを押さえ、相手にわかりやすく提案できるように以下を活用ください。 4つのポイント 提案する内容 何を決めたいか 決議事項 なぜそうしたいのか 関連する規定・ルール・条件 そこにいたるまでの経緯 背景 関連するアジェンダ・できごと 今回の提案で実現したいこと 目的 目標 提案詳細 詳細内容 スケジュール 金額 課題・リスク 得られる効果 備考 4. 関連資料 ▶▶【📅資料】提案書.pptx はこちら ▶▶【📝記事】ニーズの変化を確認するコツ はこちら ▶▶【📝記事】関係者の洗い出しとキーパーソン特定のコツ はこちら

自分の意見を上手く伝える ～言語化能力 向上講座～

みなさんは、「自分の意見を上手く言葉にできず説明できない・・・」と困ったことはありますか？ 言語化が得意な人が普段、どんなことを無意識にやっているか気になりますよね・・・？ この記事では、周りのメンバーから見ても、言語化能力が優れている ”てぃーさん” から、 「言語化能力を向上させる工夫」について聞いてみました。 言語化能力は、少しの工夫で向上させることができます。 対話形式でご紹介しますので、ぜひご覧ください。 〈目次〉 登場人物紹介 言語化能力とは？ 言語化能力の要素 言語化能力の高め方 関連資料 1. 登場人物紹介 ノリと勢いではなく正しく相手に伝える手段を模索中の関西人。 MBTIは、INFJ（提唱者） 話すことと食べることが好きな人。 MBTIは、INTJ（建築家）か ISTP（巨匠） 2. 言語化能力とは？ マッキーさん 私、人に話するの得意な方だと思ってたんですが、周囲に言語化能力の高い方が多くて 「まだまだだなあ」「上には上がいる」と思って驚きました。 特にてぃーさん、めちゃくちゃ話上手ですよね。今日はコツをお伺いしたく…！ てぃーさん ありがとうございます！でも、自分としては言語化能力が高いとは思ったことがなかったです。 家族にも「語彙力ないね」って言われるし…。ちなみにマッキーさんが思う、言語化能力が高い人ってどんな人ですか？ マッキーさん 私が思う言語化能力が高い人の特徴ってこんな感じかなと思っているんですが… 理路整然と説明ができる人 表現力が豊かで話が分かりやすい人 相手に想像させる言葉の選び方ができる人 てぃーさん なるほど！そういう人いますよね。 相手に伝わるように上手に話ができるって、4つの要素が必要だと思うんですよね。 まとめると下の図の内容になるんですけど、観察力・思考力・語彙力・要約力 が大切だと考えています。 マッキーさん へえー！４つの要素があるんですね！教えてほしいです。 3. 言語化能力の要素 てぃーさん はい！ まずは観察力。相手に伝えるためには、相手がどこが分からなくて困っているか 反応や表情の変化を汲み取って工夫する必要がありますよね。 そのため、相手のことを見る力が高いと言語化能力の高さに繋がると思います。 2つ目に思考力。さきほどマッキーさんがおっしゃっていた通り、理路整然と話すとなると話を論理的に考え、組み立てる力が必要ですよね。 ただ論理的に考えるだけでなく、なぜ？をしっかり掘り下げて考えることも大切です。 3つ目に語彙力。相手に伝わる適切な言葉・表現を選ぶ力です。もちろん語彙の豊富さも大切ですが、私は選べる力も大切だと思っています。 最後に要約力。せっかく相手に伝わるように考えても、それを上手く伝えられないと意味がないですよね。 相手に伝わるよう情報の取捨選択をして、まとめる力も必要だと思います。 マッキーさん 確かに！どれか一つでも欠けていたり中途半端だったら伝わり度合いが半減しそうですもんね。 こんなことありますよね。 ■ よくある事例 思考力、要約力の不足 順序立てて説明ができないため、話が散らかってしまい何が言いたいのか分からない。 観察力、語彙力の不足相手が全く分からない業界のことを、業界用語をたくさん使って説明してしまう。 てぃーさん そうですね。もちろん4つすべて揃っている必要がありますが、それぞれに繋がりがありますよね。 今ふと思ったんですけど、特に大切なものが状況によって違うかもしれないですね。 時間をかけて準備できるものだったら、思考力と要約力が大切だと思うし、 その場でパッと説明するものだったら、観察力と語彙力がカギになりそうです。 マッキーさん なるほど。それぞれの4つ要素で分けて考えると、てぃーさんは自分自身で何をやっているとどう分析しますか？ てぃーさん そうですね…。 観察力については、私は好奇心が強いんですよね。この人今まで会った○○さんに似てるなとか思ったりします。 あの人に似ているなら、こういう説明の方が伝わりやすいかなという判断に繋がっているかもしれないですね。 次に思考力については考えるのが私は好きなんですよね。 納得しないと次に進めない性格なので、「なぜモヤモヤしているか」、「どうすればモヤモヤしなかったか？」とかを考えます。 自分以外のことでも、「あの人はこうなのかな？」仮説を立てて考えることが多いかもしれないですね。 次に語彙力ですよね…。私はあまり語彙力には自信がなくて…。でも言葉の意味はよく調べますね。 今は仕事をしていて知らないカタカナ用語に出会うことがあるし、 自分が言いたいことが一言で表せる言葉がないかとか悩むことがあるので ネットとかAIで調べるようにしています。そうすることで適切な言葉、表現の知識を増やそうと心がけています。 最後が要約力。これは前職の上司が”報連相”に厳しい方だったため、報告・連絡・相談どれをする時でも、 相手が分かりやすいようサマリへ要約することを癖づけていたので、鍛えられました。 マッキーさん めちゃめちゃ分析されてます…！てぃーさんさすが…！ てぃーさん 今回のこのインタビューに向けてめっちゃ考えましたよ…！大変でした…笑 マッキーさん ありがとうございます…！ 4. 言語化能力の高め方 マッキーさん では、最後に言語化能力向上のために何から始めればいいと思いますか？できるだけ簡単なやつをお願いします…！ てぃーさん 自分がどの要素が弱いのか、1つずつ掘り下げて考えていくことで、言語化能力を高められるのではないかと思います。 それぞれ以下のようなことはいかがでしょう。 マッキーさん 分かりやすいです！これなら意識できそうですね。 てぃーさん ありがとうございます！ただ、すべてをいきなり行うことは難しいと思うので、特に苦手な要素から1つずつ取り組んでみてください。 マッキーさん ありがとうございました！ 5. 関連資料 魅せて 伝える 資料作成講座 ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。 どのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのかご紹介します。 ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成をする前に必ずすべきことや、伝えたいことを簡潔に伝えるための構造化の方法をご紹介しています。 ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。 特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、 プレゼンテーションの成功に大きく影響します。

生産性向上に紐づく問題解決とは

目次 問題の種類 計画と実行のギャップ 関連資料 1. 問題の種類 問題の種類は2種類あります。 設定型の問題目の前では起きていない問題。1か月、半年、1年後という未来のあるべきをチームや顧客と設定し、そこから解決すべきことを考える 発生型の問題目の前で起きている問題。トラブルやミスなどが発生し、現況へ回復し元に戻すた目に解決すべきことを考える 生産性が向上していくということは、設定型の問題を解決しているということです。 2. 計画と実行のギャップ 設定型の問題解決は、期初、棚卸し、見直しのタイミングで考えることが多く、まずゴールのイメージから考え、現状を把握し、問題を設定していきます。 どうしても当初計画は粗くなりますが、これを踏まえた上で、直近のスケジュールから詳細化して進めていく事が重要です。 しかし、詳細化を行わないまま進めてしまっているケースは少なくありません。 例えば、1か月単位ではやることは分かっていても、そこから、1週間、日々と計画を立てられていないことは多いです。 期間を長く設定しているために、アクションがなかったとしても、明日、来週にリカバリーが出来ると思ってしまいがちです。 このままズルズルと1週間、1か月と経過し、いざ進捗を見ると全く進んでいない。そんな経験はないでしょうか。 少しでも前に進めていくためには、最低でも直近の1週間は何をすべきか、そこから一日の動き方を決めていくことが必要です。 3. 関連資料 ▶▶【📅ファイル】問題解決力向上コンテンツのダウンロード はこちら ▶▶【🎥動画】問題解決向上ガイド（目的思考編） はこちら

業務プロセスを可視化する

目次 プロセスとは 可視化を助けるドキュメント ドキュメントのアップデート 関連資料 1. プロセスとは プロセスとは、業務のやり方や成果を創出するための工程のことです。 デスクワーク中心の仕事の現場では、「業務のやり方」が属人化していることが多くあります。 属人化とは、仕事の内容がチームのとある人の頭の中だけにあり、必要に応じて口頭でのみ伝える というような状態です。 このような場合では、業務は何とか進めることができていても、いくつかの問題が発生してしまいます。 プロセスが整理されていない（もしくは属人化している）場合の問題点 新しくチームメンバーが加入した時、その人が業務を理解し習得するのに時間がかかったり、担当者が急にいなくなってしまった際に、やり方が分からず大きな支障がでてしまったりします。 ある特定の人しかできない仕事は、その人がやることが当たり前の仕事になってしまい、 特定の人が休めずストレスを蓄積してしまうケースがあります。 現在のやり方の問題点が分からないため、チーム全体となって改善を進めることが難しくなります。 これらの問題が発生しないように、業務のやり方（プロセス）を標準化し、チームが共通認識を持って仕事を進められるようにしましょう。 2. 可視化を助けるドキュメント プロセスを可視化するために必要なドキュメントは複数ありますが、まずは業務一覧と課題管理表を作成しましょう。 その後に完成した業務一覧を参考にマニュアル・フロー・チェックリストなどがあるかどうかをチェックし、 何から着手するか優先度を定めていきます。 チーム発足時に業務一覧を作成するとき、何を軸にして一覧化するかを迷った場合は、 一度思い出せる限り書き出し、社内関係者のレビューでブラッシュアップしましょう。 以下進め方を参照ください。 業務一覧作成のステップ 類似業務の情報を経験者からヒアリングを行い、必要な作業をすべてリストアップする 作業の性質や関連性を考慮して項目をグループ化する 例)定常/非定常、設計/構築、担当別 など 業務を作業単位に詳細化する 納期や頻度を記載する 想定工数を算出する 品質基準を満たすために、タスクとして抜け漏れや無理が無いかを確認する 3. ドキュメントのアップデート ドキュメントアップデートにおける二つのポイント Point① プロジェクトの進捗に合わせて、ドキュメントをアップデートする チーム発足時は、まだ情報が確定していないことも多く仮説を元にして作成されているケースが多いです。 関係者とWBSなどが当初に合意できている場合でも、プロジェクトが進むにつれて、 設計した工程に過不足が見えてきます。 やってみて分かったことを都度アップデートしない場合、 当初のやるべき範囲・稼働予測と実績の間に大きな差が出てしまいます。 それを防ぐために、実際に推進している人にしか分からない情報を、関係者と情報共有しながらアップデートしていきましょう。 Point② 情報が古くならないように、定期的にアップデートを行う 業務プロセスを可視化したドキュメントについて、最新の状態に更新していない場合は役に立ちません。 場合によっては認識の齟齬を発生させてしまいます。 業務プロセスが変更となった場合や課題を解決した場合は、必ず関連ドキュメントを更新しましょう。 業務の標準化は、ドキュメントの更新を通じて業務のアップデート情報を チーム内の特定の人に閉じず、関連する全員が分かるようにする必要があります。 定期的に得られた知見や変化した情報をまとめて振り返り、ドキュメントへ更新する機会を設けることが大切です。 情報のアップデートは、量が多い場合、更新が間に合わない場合もあるかと思います。 アップデートの優先順位は、業務一覧を元に確認します。 業務一覧は全体を俯瞰してみれるので、アップデートを忘れているドキュメントに気づけることも多いです。 期の変わり目などに、改めてドキュメントを見直しする際は、 重要度と緊急度で優先順位を決めて、次の3か月や半年の間に取り組むべきことを決めていくと良いです。 4. 関連資料 ▶▶【📅資料】業務一覧WBS.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】業務フロー.pptx はこちら ▶▶【📅資料】週次タスク管理表.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】進捗管理表.xlsx はこちら

日々の振り返りのコツ

目次 振り返りの重要性 YWTフレームワークの概要と活用方法 関連資料 1. 振り返りの重要性 振り返りは、ビジネスシーンだけでなく、普段の生活でもよく行われます。 例えば料理をするシチュエーションでは、想像していた味にならず、どこのプロセスがまずかったのか？と考えるシーンはよくあります。 何度かレシピ通りに作っていると、実は簡略化できる工程に気づくことがあります。 ビジネスシーンにおいても同じで、実際に計画に沿ってやってみると、想定以上に工数がかかってしまう、実は重要なプロセスが抜けていたなど、予定外のことがたくさん発生します。 このように実際に物事を進めていると、改善できそうなところに気づくことが多々出てきます。 つまり、より高い成果を生み出していくには、最初に決めた手順でなく、細かく修正をしながら進めることが大切です。 2. YWTフレームワークの概要と活用方法 効率的に振り返りをするには、やみくもに振り返りをするのではなく、フレームワークを活用しましょう。 ここでは、YWTを紹介します。 YWTは、やったこと(Y)→わかったこと(W)→次にやること(T)、と流れで振り返りを行えることが特徴です。 YWTフレームワーク Y：今日やったことは何か。実績。 W：わかったことは何か。気づき。 T：次にやることは何か。改善点。 しかし、いざやってみると難しいため、それぞれのコツをお伝えします。 ▼Y(やったこと) 上手くいかない事例としては、Yの粒度が荒いケースです。 例えば、今日は提案資料の作成を行ったとします。これを書き起こすと、 △ 提案資料の作成 できた/できていない。順調/遅延。など 〇 提案資料の作成 50％/順調 └ストーリーを作る 完了 └目次を作る 完了 └目次ごとのキーメッセージを作る 未着手 └必要なデータを収集する 未着手 粒度が荒いままだと、何ができたのか？できていないのかが？わかりづらく、次のWも振り返りがやりにくくなってしまいます。 具体的なタスクを洗い出すことで、実際の進捗具合が分かりやすくなります。 ▼W(わかったこと) Y(やったこと)に対して、「うまくいった」「うまくいかなかった」という振り返りだけで止まってしまうケースがあります。 そうではなく、そこから得た気づき、学び、ひらめきを、書き出すようにしましょう。 △ ストーリー作りは順調に進んでいる。しかし目次つくりは想定よりも時間がかかってしまった。 〇 目次つくりは想定よりも時間がかかってしまった。 参考になる資料がなくて、自分で考えていたが、アイデアがなかなか出てこなかった。 1人で進めるのではなくて、困ったときは、上司に相談すればよかった。 うまくいった、いかなかった、という状況から、もう1段要因を考えてみるとよいです。 もう1段振り返るときのポイントは、why(どうして？)よりも、what(要因)は何だろう？と考えてみて、 「こうするとうまくいく」、「これをやると失敗する」というところまで掘り下げることがポイントです。 次のT(明日につなげられる改善のアイデア)に繋がっていきます。 ▼T(次にやること) W(わかったこと)から、工夫することを書き出しましょう。 こちらも、具体的な内容が書かれないケースがあります。 △ 作業工程を見直す 〇 30分考えてもアイデアが出なかったら上司に相談をする。 このように、具体的に記載することで、次の日から何をすべきかが、ハッキリと見えてきます。 次の日の振り返りでは、このTで書いた上司に相談する、これが効果があったのかどうか、実際に相談しようとしたら、何が起きたのか、という振り返りを行っていきます。 このように、自ら考え、進めながら細かく修正を行うことが大切です。 3. 関連資料 ▶▶【📝記事】目標振り返り はこちら